1. Strategia

Muutoshankkeiden takana on usein organisaation strategiassa tai kehityssuunnitelmassa lausuttu tahtotila. Joskus käytännön toteutus voi kuitenkin tuntua hankalalta kun ratkaisuvaihtoehtoja ei tunne – tai ymmärrä. Joskus taas etenemissuunnasta voi vallita sisäistä erimielisyyttä. Rubicin tavoitteena on saada projektin alkuvaihe selkiytymään niin, että eteneminen hankintapäätöksiin alkaa tuntua mahdolliselta.

Strategiavaiheessa Rubicin projektipäällikkö toimii aktiivisesti projektia eteenpäinvievänä tahona vetäen asiakkaan sisäisen johtoryhmän palaverit sekä tuottaen erilaiset projektin käynnistämiseen tarvittavat päätösmateriaalit. Rubic tuo keskusteluun myös paljon erilaista markkinatietoa eri järjestelmistä ja niiden kehitysnäkymistä, näiden mahdollisista toimittajista sekä projektissa tarvittavista tiedonhallinta- ja projektityökaluista.

Uskomme, että jokainen asiakkaamme voi hyötyä ketterän kehittämisen periaatteiden omaksumisesta sekä leaniin pohjautuvasta kehittämisen suunnittelusta. Tuomme näitä ajatuksia mukanamme jokaiseen projektiimme.

2. Tarpeiden kartoitus

Rubic analysoi lähtötilanteen tunnistamalla muutoksen alaiset sovellukset ja tekniset reunaehdot. Piirrämme hankkeen ”ison kuvan”, minkä avulla kommunikointia on helpompi jatkaa sekä sisäisesti että toimittajien kanssa.

Kartoitamme projektiin liittyvät sidosryhmät, joita haastattelemalla varmistamme eri käyttäjäryhmien tarpeiden huomioimisen. Kun henkilöstö osallistetaan mukaan jo suunnitteluvaiheessa, tarpeellinen muutokseen valmistava keskustelu pääsee heti käyntiin ja mahdollistaa yksilöiden oman muutosprosessin. Erityisesti pyrimme varmistamaan, että asiakkaan tarpeet saadaan kuvattua toimittajille ymmärrettävällä tavalla.

Keräämme tiedot yhteen ja arvioimme yhdessä asiakkaan kanssa toteutusvaihtoehtoja. Skenaarioiden avulla on helpompi arvioida riskejä ja varmistaa asiakkaan teknisen ympäristön yhteensopivuus.

Kannatamme ajatusta, että kehittämisen tavoitteet priorisoidaan palvelumuotoilun avulla. Kokemuksemme mukaan juuri palvelumuotoiluharjoitusten avulla voidaan varmistua yhdessä siitä, millaisia palveluita loppuasiakkaat tarvitsevat ja arvostavat. Hyvin suunniteltu ja määritelty hankinta tehostaa toimitusprojektin läpivientiä.

3. Kilpailutus

Kartoituksessa tunnistettujen sekä organisaation asettamien tavoitteiden perusteella teemme suosituksen kilpailutukseen valittavista järjestelmistä sekä toimittajista. Rubic laatii tarjousasiakirjat, pyörittää kilpailutusprosessin ja voi toimia yhteystahona toimittajiin päin. Tarvittaessa organisoimme myös erilaisia arviointi-, pilottikäyttö-, referenssikäyntitilaisuuksia sekä eri toimittajien yhteistyöratkaisuja.

Rubicin valmiiden menetelmien ja työkalujen avulla varmistamme vaihtoehtojen puolueettoman vertailun sekä vertailtavan määrämittaisen datan päätöksenteon tueksi.

Saat meiltä apua seuraavien järjestelmien kilpailuttamiseen:

  • Jäsenrekisteri
  • CRM / asiakkuudenhallintajärjestelmä
  • ERP / toiminnanohjausjärjestelmä
  • Verkkosivustot
  • Verkkokaupat
  • Mobiiliaplikaatiot ja räätälöidyt sovellukset
  • ICT / dokumentinhallinta / intra / extra
  • Asianhallinta
  • Useammasta ohjelmistosta koostuvat kokonaisuudet

4. Sopimusten laatiminen

Kilpailutusvaiheen jälkeen voimme tarjota tukea toimittajan kanssa laadittavien projekti- ja ylläpitosopimusten sisällön arviointiin. Rubicin tavoitteena on varmistaa, että kilpailutuksessa sovitut asiat saadaan mukaan sopimuksiin ja että neuvotellut sopimukset palvelevat sekä projektia että myöhempää ylläpitoa ja kehittämistä. Rubic on osallistunut lukuisiin järjestelmäsopimusneuvotteluihin ja tuntee hyvin IT-sopimusten yleiset ja erityiset ehdot. Olemme olleet mukana laatimassa myös useita tietosuojaan (GDPR) liittyviä sopimusliitteitä.

5. Toimitusprojektin varmistaminen

Toimitusprojektin käynnistyessä projektin vetovastuu siirtyy tyypillisesti järjestelmätoimittajalle ja projekti etenee toimittajan toimintamallien mukaan. Tässä vaiheessa Rubic voi toimia asiakkaan oman yhteyshenkilön/projektipäällikön tukena – tai tarvittaessa myös koko projektista vastaavana asiakkaan projektipäällikkönä.

Toimitusprojektissa tulee tyypillisesti vastaan useita erikoistilanteita ja päätöshetkiä, missä ulkopuolisen, kokeneen ja puolueettoman tahon tuki on tarpeen. Rubicin rooli voi rajoittua ohjausryhmätyöskentelyyn osallistumiseen, mutta useissa projekteissa olemme olleet mukana myös määrittelyvaiheen työpajoissa.

6. Muutoshallinta

Toimitusprojektin jälkeen Rubicista on apua, kun arki mahdollisesti useankin uuden toimittajan kanssa alkaa. Tässä vaiheessa tarvitaan yleensä toimintamalleja, joilla IT-palveluja hallitaan systemaattisesti ja tarjotaan kaikille asianosaisille palveluiden ylläpitoon ja kehittämiseen liittyvää statustietoa. Rubic tuntee monitoimittajaympäristön haasteet ja auttaa organisoimaan eri toimittajien ylläpitoyhteistyötä.

Tarvittaessa autamme käynnistämään palveluhallintaprosessin, jonka osana määrittelemme kaikkien palveluiden elinkaarien vaiheet sekä varmistamme niiden suunnitelmallisen, mutta ketterän kehittämisen.

Asiakastarinat

Keräsimme asiakkaidemme mietteitä meistä tähän alle. Voit suodattaa näkymää projektin sisällön perusteella.

Olethan yhteydessä, mikäli kiinnostuksesi herää. Kerromme mielellämme lisää siitä, miten olemme auttaneet erilaisia organisaatioita etenemään omissa digihankkeissaan.

Tarvitsetko apua?

Onko järjestelmänvaihto ajankohtainen, sopimukset menossa uusiksi tai projektinjohtoresurssit vähissä? Lähetä tästä yhteydenottopyyntö, niin jutellaan lisää!