Palkkojen on lähdettävä ajallaan, työvuorojen täsmättävä ja henkilöstön tietojen pysyttävä kasassa. Autamme määrittelemään tarpeet ja kilpailuttamaan HR-kokonaisuuden niin, että valinta perustuu teidän arkeenne – ei toimittajan myyntipuheeseen.
Monessa organisaatiossa henkilöstöhallinnon tieto on hajallaan. Palkanlaskenta pyörii yhdessä järjestelmässä, työajanseuranta toisessa ja työvuorosuunnittelu ehkä Excelissä. Rekrytointiin on oma ohjelmansa ja dokumentit löytyvät verkkolevyiltä. Lopulta samat tiedot on tallennettu useaan paikkaan. Kun johonkin osaan tulee muutostarve, huomataan nopeasti, että palaset kietoutuvat toisiinsa.
Juuri tämä tekee HR-järjestelmähankinnasta vaativan. Palkkahallintoa sitovat työehtosopimukset ja lainsäädäntö, eikä sama malli päde kaikkiin henkilöstöryhmiin. Työajanseuranta ja vuorosuunnittelu elävät toimialan mukaan – vuorotyö, liukumat ja ympärivuorokautinen toiminta asettavat omat ehtonsa. Rekrytointijärjestelmä taas voi olla tuore ja hyvin toimiva, jolloin sen kannattaa jäädä paikalleen. Ennen kuin mitään kilpailutetaan, on syytä tietää, mikä oikeasti kaipaa uudistamista ja mikä toimii jo nyt.
Hankinta lähtee liikkeelle nykytilanteesta. Haastattelemme avainhenkilöt, käymme läpi olemassa olevan dokumentaation ja piirrämme kuvan siitä, mitä järjestelmiä on käytössä ja miten tieto niiden välillä liikkuu. Samalla nousevat esiin kipukohdat: muistinvaraiset ja manuaaliset työvaiheet, puuttuvat toiminnallisuudet ja raportit, joita joudutaan kokoamaan käsin.
Tämän pohjalta kokoamme vaatimusmäärittelyn. Se kuvaa nyky- ja tavoitetilan niin, että ne voi kommunikoida toimittajille, ja listaa toiminnalliset sekä tekniset vaatimukset, sidos- ja käyttäjäryhmät – henkilöstöhallinnon, esihenkilöt ja työntekijät – sekä tarvittavat integraatiot ja niiden tietovirrat. Määrittely toimii projektin kirjallisena muistilistana. Sen avulla eri ryhmien toisistaan poikkeavat, joskus ristiriitaisetkin tarpeet saadaan näkyviin ja toteutusjärjestys priorisoitua. Hyvin tehtynä se on koko kilpailutuksen selkäranka: ilman sitä tarjouksia ei voi vertailla keskenään.
Ennen varsinaista tarjouspyyntöä avaamme keskusteluyhteyden toimittajiin. Tietopyynnön avulla selvitämme, mitkä ratkaisut ylipäätään soveltuvat teidän tarpeisiinne, millaisia projektimalleja toimittajilla on ja mihin kustannusluokkaan ollaan menossa. Samalla keräämme parhaat ideat tarpeiden ratkaisemiseksi ja tarkennamme vaatimuksia. Näin tarjouspyynnöstä tulee sellainen, että sen vastaukset ovat aidosti vertailukelpoisia.
Kilpailutusvaiheessa rajaamme hankinnan kohteen, sovimme vertailuperusteet ja rakennamme tarjouspyyntömateriaalin. Käytännön työkaluina ovat tarjouspyyntödokumentti sekä vaatimus- ja hinnoittelu-excelit, joiden avulla tarjoukset saadaan samaan muotoon. Prosessin aikana kertynyt hiljainen tieto tiivistetään numeroarvioiksi, ja demojen sekä referenssihaastattelujen avulla varmistetaan, että järjestelmä toimii käytännössä ja että toimittaja kykenee lupaamaansa.
Lopputuloksena saatte vertailu- ja päätösmateriaalin, jonka pohjalta hankintapäätös on helppo tehdä ja perustella. Tarvittaessa jatkamme sopimusvaiheen tukena ja käyttöönottoprojektin aikana. Silloin roolimme on valvoa, että sovittu myös toteutuu.
Emme myy järjestelmiä, emmekä saa provisioita toimittajilta, joten ainoa intressimme on teidän onnistumisenne. Tuomme keskusteluun ajantasaista markkinatietoa HR-, palkka-, työajanseuranta- ja rekrytointijärjestelmistä sekä niiden toimittajista. Työ nojaa useissa projekteissa kertyneeseen kokemukseen: tunnemme sudenkuopat, joihin ensimmäistä hankintaansa tekevä organisaatio harvoin osaa varautua.
Jatketaan keskustelua siitä, miten teette seuraavan HR-alueenjärjestelmähankintanne fiksusti ja riskittömästi.
Se riippuu tarpeistanne ja nykyisistä järjestelmistä. Osa organisaatioista hyötyy yhdestä yhtenäisestä järjestelmästä, toisille sopii paremmin useamman ratkaisun kokonaisuus, jota yhdistävät integraatiot. Vaatimusmäärittelyn ja markkinakartoituksen jälkeen tiedämme, kumpi tie kannattaa – emme päätä sitä puolestanne etukäteen.
Toimivaa ei kannata vaihtaa vaihtamisen vuoksi. Jos esimerkiksi rekrytointijärjestelmä on tuore ja pidetty, se voi hyvin jäädä paikalleen. Huolehdimme silloin siitä, että se sopii yhteen muun kokonaisuuden kanssa.
Henkilöstötieto on arkaluontoista. Kirjaamme vaatimuksiin käyttöoikeuksien hallinnan, lokituksen ja tietojen elinkaaren. Samalla pyrimme purkamaan tilanteet, joissa samoja tietoja säilytetään useissa exceleissä eri puolilla organisaatiota.
Määrittelystä kilpailutukseen edetään tyypillisesti muutamassa kuukaudessa, ja käyttöönotto jatkuu tästä eteenpäin.Ensimmäisen HR-järjestelmän hankinnassa voi tarvita enemmän prosessikonsultointia tai työehtosopimusvaatimusten kuvaaminen palkkajärjestelmään voi viedä aikaa. Myös raportoinnin rakentamiseen kannattaa varata aikaa, jotta kaikki tarvittava on valmiina käyttöönottohetkellä. Aikatauluun vaikuttavat kokonaisuuden laajuus, osallistettavien ryhmien määrä ja se, kuinka valmista pohjatietoa on käytettävissä.
Vaatimusmäärittely on dokumentti, joka kuvaa organisaation nyky- ja tavoitetilan sekä listaa toiminnalliset ja tekniset vaatimukset, käyttäjä- ja sidosryhmät sekä tarvittavat integraatiot tietovirtoineen. Se laaditaan haastattelemalla avainhenkilöt ja käymällä läpi olemassa oleva dokumentaatio. Hyvin tehty vaatimusmäärittely on koko kilpailutuksen selkäranka: ilman sitä toimittajien tarjouksia ei voi vertailla keskenään.
Kilpailutus etenee tyypillisesti neljässä vaiheessa: nykytilan kartoitus ja vaatimusmäärittely, markkinakartoitus tietopyynnöllä, tarjouspyyntö ja tarjousten vertailu sekä hankintapäätös ja sopimusvaihe. Tarjoukset saadaan samaan muotoon tarjouspyyntödokumentin sekä vaatimus- ja hinnoittelu-excelien avulla, ja demot sekä referenssihaastattelut varmistavat, että järjestelmä toimii käytännössä. Lopputuloksena on vertailu- ja päätösmateriaali, jonka pohjalta hankintapäätös on helppo perustella.
Tietopyyntö on ennen varsinaista tarjouspyyntöä toimittajille lähetettävä kysely, jolla selvitetään, mitkä ratkaisut soveltuvat organisaation tarpeisiin, millaisia projektimalleja toimittajilla on ja mihin kustannusluokkaan hankinnassa ollaan menossa. Samalla kerätään parhaat ideat tarpeiden ratkaisemiseksi ja tarkennetaan vaatimuksia. Näin varsinaisesta tarjouspyynnöstä tulee sellainen, että sen vastaukset ovat aidosti vertailukelpoisia.
Palkkahallintoa sitovat työehtosopimukset ja lainsäädäntö, eikä sama malli päde kaikkiin henkilöstöryhmiin. Siksi vaatimusmäärittelyssä kuvataan henkilöstöryhmät ja niiden työaikamallit – esimerkiksi vuorotyö, liukumat ja ympärivuorokautinen toiminta. Näin toimittajat voivat tarjouksissaan myös referenssein osoittaa, miten ratkaisu taipuu juuri teidän toimialanne vaatimuksiin, eikä yllätyksiä synny vasta käyttöönotossa.
Riippumaton asiantuntija varmistaa, että valinta perustuu organisaation omiin tarpeisiin eikä toimittajan myyntipuheeseen. Rubic ei myy järjestelmiä eikä saa provisioita toimittajilta, joten ainoa intressimme on asiakkaan onnistuminen. Tuomme keskusteluun ajantasaista markkinatietoa HR-, palkka-, työajanseuranta- ja rekrytointijärjestelmistä ja tunnemme sudenkuopat, joihin ensimmäistä hankintaansa tekevä organisaatio harvoin osaa varautua.
Hinta riippuu hankinnan laajuudesta ja siitä, mihin vaiheisiin tukea tarvitaan: vain vaatimusmäärittelyyn tai vaiko kilpailutuksen ja käyttöönoton läpivientiin. Konsultoinnin kustannus on tyypillisesti murto-osa siitä riskistä, jonka väärä järjestelmävalinta tai epäonnistunut käyttöönotto aiheuttaa. Ota yhteyttä, niin kartoitamme tarpeenne ja annamme kustannusarvion.
Alla muutamia asiakkaitamme, joiden kanssa olemme jo saaneet tehdä ainutkertaisen muutosmatkan.
HAM Helsingin taidemuseosäätiö sr vastaa Helsingin kaupungin taidemuseotoiminnasta, kaupungin laajasta taidekokoelmasta sekä julkisesta taiteesta. HAM järjestää kotimaisia ja kansainvälisiä näyttelyitä Tennispalatsissa ja tuottaa myös kahden...
Picnic Group on suomalainen ravintola- ja kahvilakonserni, johon kuuluvat ravintolaketju Picnic, laadukkaaseen kahviin ja lounaaseen keskittyvä La Torrefazione sekä elintarvikehankinnan ja logistiikan asiantuntija Europicnic. Konsernin...
Rubic vastasi Kemianteollisuuden IT-palvelukumppanin kilpailutuksesta. Päätös Rubicin palveluiden käyttämisestä perustui va. toimitusjohtaja Panu Räsäsen mukaan sekä vahvaan luottamukseen Rubicia kohtaan että yrityksen hyvään maineeseen. –...
Rubic kilpailutti Fingolle julkisen hankintalain mukaisen IT-kumppanin ja toimii nyt Fingon ulkoistettuna IT-päällikkönä Talosta puuttui oma IT-henkilö ja IT-palvelukokonaisuuden kilpailuttaminenkin oli ajankohtaista ”Yhteistyölle Rubicin kanssa...
