Kun jäsenrekisteri alkaa olla tiensä päässä, uusiminen kannattaa tehdä hallitust ja mieluummin ennen kuin toimittaja ilmoittaa aikataulun teidän puolestanne.
Jäsenrekisteri on useimmille ammattiliitoille ja järjestöille se järjestelmä, jonka ympärille moni muu asia rakentuu. Sen varassa ovat jäsenten sähköinen asiointi, laskutus, viestintä ja yhä useammin myös edunvalvonnan ja jäsenpalveluiden asianhallinta. Kun rekisteri ikääntyy, kitka tuntuu koko talon työssä. Me autamme viemään läpi jäsenrekisterin, jäsenten asiointipalveluiden ja asianhallinnan hankinnat – joko yhtenä kokonaisuutena tai osissa, sen mukaan mikä teille parhaiten sopii.
Käytössä olevat jäsenrekisterit on usein otettu käyttöön vuosia sitten, eikä kehitystä ole aina ollut mahdollista tehdä. Ehkä teknologia on jo vanhentunut, ylläpito käynyt kalliiksi ja uusien ominaisuuksien saaminen muuttunut työlääksi. Ennemmin tai myöhemmin toimittaja ilmoittaa korvaavansa vanhan tuotteen uudella.
Olemme havainneet, että uusiminen kannattaa käynnistää oma-aloitteisesti. Hallittu eteneminen on lähes aina helpompaa kuin toimittajan alasajopäätöksen jälkeen tehty kiireuudistus. Samalla pääsette hyödyntämään uudemman sukupolven ominaisuuksia, jotka keventävät päivittäistä työtä.
Työ etenee vaiheittain. Jokaisesta vaiheesta jää konkreettinen tuotos, jonka varassa seuraavaan vaiheeseen on hyvä siirtyä.
Koko urakka on tyypillisesti noin puolen vuoden mittainen. Käytämme apuna valmiita asiakirjapohjia, vaatimusmäärittelyaihioita ja arviointilomakkeita, joten pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen.
Työnjako sovitaan aina teidän tarpeidenne ja resurssienne mukaan. Rubicin asiantuntija voi toimia esimerkiksi:
Näin oma henkilöstö voi keskittyä perustehtäviinsä, kun tarjousasiakirjat, neuvottelut ja sopimukset ovat kokeneissa käsissä.
Olemme olleet mukana monissa ammattiliittojen ja järjestöjen jäsenrekisteri-, asiointi- jaasianhallintahankkeissa. Tiedämme, miten liiton prosessit, jäsenmaksulogiikka ja edunvalvonta poikkeavat yritysmaailmasta ja mitä markkinoilta on tähän tarpeeseen tarjolla. Tuomme keskusteluun ajantasaista ja puolueetonta tietoa eri ratkaisuista ja niiden toimittajista.
Toimittajariippumattomuus tarkoittaa, että ajamme teidän etuanne. Vertailu tehdään teidän vaatimustenne pohjalta, ja päätökset ovat aina teidän.
Onko jäsenrekisterin tai asianhallinnan uusiminen edessä lähivuosina? Katsotaan yhdessä, missä olette nyt ja mitä kannattaisi tehdä seuraavaksi. Olemme vain puhelinsoiton päässä.
Jäsenrekisterin uusiminen kannattaa käynnistää oma-aloitteisesti ja hyvissä ajoin; mieluummin ennen kuin toimittaja ilmoittaa vanhan tuotteen alasajosta. Hallittu eteneminen on lähes aina helpompaa kuin toimittajan alasajopäätöksen jälkeen tehty kiireuudistus, jonka aikataulun sanelee joku muu kuin te. Merkkejä uusimistarpeesta ovat vanheneva teknologia, kallistuva ylläpito ja uusien ominaisuuksien työläs toteuttaminen. Samalla pääsette hyödyntämään uudemman sukupolven ominaisuuksia, jotka keventävät päivittäistä työtä.
Hankinnan voi tehdä joko yhtenä kokonaisuutena tai osissa – sen mukaan, mikä organisaatiollenne parhaiten sopii. Järjestelmät ovat kuitenkin tiiviisti kytköksissä toisiinsa: jäsen liittyy, päivittää tietonsa ja hoitaa jäsenmaksunsa samassa palvelussa, jonka takana rekisteri toimii, ja edunvalvonnan yhteydenotot kaipaavat omaa asianhallintaansa. Kun kokonaisuutta katsotaan yhtenä, vältetään päällekkäistä työtä ja tiedot saadaan kulkemaan järjestelmien välillä.
Keskeisiä ratkottavia asioita ovat jäsenlaskutus- ja maksutavat, integraatiot työttömyyskassaan, laskutukseen ja verkkomaksamiseen sekä kolmansiin osapuoliin, sähköisen asioinnin ja viestinnän ratkaisut kaikki käyttäjä- ja sidosryhmät huomioiden. Vaalit kannattaa ottaa huomioon jo vaatimusmäärittelyssä, vaikka ne olisivat vasta parin vuoden päässä.
Hankinta etenee vaiheittain: vaatimusmäärittely, markkinakartoitus, kilpailutus, sopimustuki ja tarvittaessa toimitusprojektin tuki käyttöönottoon saakka. Jokaisesta vaiheesta jää konkreettinen tuotos, jonka varassa seuraavaan vaiheeseen on hyvä siirtyä. Koko kilpailutusurakka on tyypillisesti noin puolen vuoden mittainen. Valmiit asiakirjapohjat, vaatimusmäärittelyaihiot ja arviointilomakkeet nopeuttavat työtä, joten pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen.
Tietosuoja kulkee mukana hankinnan alusta asti, koska jäsenrekisterissä, asiointipalveluissa ja asianhallinnassa käsitellään paljon henkilötietoa. Tietosuojakysymykset käydään läpi ajoissa, osana vaatimuksia ja sopimusta – ei vasta käyttöönoton kynnyksellä. Sopimusvaiheessa varmistetaan muun muassa, että tietosuojaliite on kunnossa. Olemme nähneet hankintoja, jotka ovat takkuilleet juuri tietosuojakysymysten takia, joten asian hoitaminen ajoissa säästää aikaa ja rahaa.
Toimittajariippumaton asiantuntija tuo keskusteluun ajantasaista ja puolueetonta tietoa eri ratkaisuista ja niiden toimittajista.. Rubic on ollut mukana monissa ammattiliittojen ja järjestöjen jäsenrekisteri- ja asiointihankkeissa ja tuntee liiton prosessit, jäsenmaksulogiikan ja edunvalvonnan erityispiirteet. Vertailu tehdään teidän vaatimustenne pohjalta, ja päätös on aina teidän. Samalla oma väkenne voi keskittyä perustehtäviinsä.
Hinta vaihtelee hankinnan laajuuden ja sovitun työnjaon mukaan, joten kustannus arvioidaan aina tapauskohtaisesti. Ota yhteyttä Rubiciin, niin kartoitetaan yhdessä tarpeenne ja annetaan kustannusarvio. Konsultointipalvelun kustannus on tyypillisesti murto-osa siitä riskistä, jonka väärä järjestelmävalinta tai epäonnistunut käyttöönotto aiheuttaisi organisaatiolle vuosiksi eteenpäin.
Alla muutamia asiakkaitamme, joiden kanssa olemme jo saaneet tehdä ainutkertaisen muutosmatkan.
HAM Helsingin taidemuseosäätiö sr vastaa Helsingin kaupungin taidemuseotoiminnasta, kaupungin laajasta taidekokoelmasta sekä julkisesta taiteesta. HAM järjestää kotimaisia ja kansainvälisiä näyttelyitä Tennispalatsissa ja tuottaa myös kahden...
Picnic Group on suomalainen ravintola- ja kahvilakonserni, johon kuuluvat ravintolaketju Picnic, laadukkaaseen kahviin ja lounaaseen keskittyvä La Torrefazione sekä elintarvikehankinnan ja logistiikan asiantuntija Europicnic. Konsernin...
Rubic vastasi Kemianteollisuuden IT-palvelukumppanin kilpailutuksesta. Päätös Rubicin palveluiden käyttämisestä perustui va. toimitusjohtaja Panu Räsäsen mukaan sekä vahvaan luottamukseen Rubicia kohtaan että yrityksen hyvään maineeseen. –...
Rubic kilpailutti Fingolle julkisen hankintalain mukaisen IT-kumppanin ja toimii nyt Fingon ulkoistettuna IT-päällikkönä Talosta puuttui oma IT-henkilö ja IT-palvelukokonaisuuden kilpailuttaminenkin oli ajankohtaista ”Yhteistyölle Rubicin kanssa...
