Hanki verkkokauppa-alusta ja -toimittaja, jotka sopivat juuri sinun tarpeisiisi selkeällä vaatimusmäärittelyllä ja tasapuolisella kilpailutuksella.
Verkkokauppa näyttää ulospäin yksinkertaiselta, mutta sen takana on harvoin pelkkä kauppa. Ostopolun alla pyörii joukko järjestelmiä: kassa, varastonhallinta, maksunvälitys, taloushallinto, asiakkuudenhallinta ja markkinoinnin työkalut. Kun nämä eivät keskustele keskenään, seurauksena on käsityötä, virheitä ja tyytymättömiä asiakkaita. Autamme määrittelemään, mitä verkkokaupalta oikeasti tarvitaan, ja kilpailutamme sekä alustan että toimittajan niin, että lopputulos kestää myös arjen ja sesonkien paineen. Olemme vieneet vastaavia hankintoja läpi yrityksille, liitoille ja järjestöille, joten tunnemme sekä prosessin että alan toimittajat.
Verkkokaupan hankinnassa ei ole enää kyse vain tekniikasta tai siitä, miltä kauppa näyttää. Nykyaikaiset julkaisu- ja kauppa-alustat tuovat tekoälyn yhä tiiviimmin osaksi sisällöntuotantoa, hakukoneoptimointia, käännöksiä, asiakasviestintää ja kaupan ylläpitoa. Sama työ, joka ennen tehtiin käsin, hoituu nyt osin koneen avustamana.
Meidän tehtävämme on auttaa määrittelemään, millainen alusta, integraatiot, tietoturva, analytiikka, automaatiot ja ylläpitomalli tukevat tavoitteitanne pitkällä aikavälillä. Hyvin kilpailutettu verkkokauppa tehostaa markkinointia, nopeuttaa sisällön päivittämistä ja siirtää rutiinit automaation hoidettavaksi. Parhaimmillaan se myös aktivoi asiakkaita: personoidulla sisällöllä, lomakkeilla, uutiskirjeillä ja tekoälyavusteisilla palvelupoluilla.
Tekoäly ei silti korvaa hyvää suunnittelua, sisältöstrategiaa tai teknistä laadunvarmistusta. Se on ennen muuta työkalu ja juuri siksi kannattaa jo vaatimusmäärittelyssä miettiä, mihin sitä oikeasti tarvitaan ja mitä se uudelta alustalta edellyttää.
Usein on hyvä hetki katsoa vaihtoehtoja, kun jokin näistä tulee tutuksi:
Hyvä tarjouspyyntö lähtee siitä, että tiedetään, mitä ollaan hankkimassa. Siksi aloitamme aina vaatimusmäärittelystä. Kokoamme verkkokaupan toiminnalliset vaatimukset ja kuvaamme keskeiset käyttötapaukset – ostopolun kassalle asti, tilausten hallinnan ja ylläpidon arjen. Samalla käydään läpi tuotteiden ja hinnoittelun erityispiirteet: tarvitaanko kampanjoita, alennuskoodeja, päivä- tai kausikohtaista hinnoittelua tai vaikkapa saman kaupan sisällä erillinen yritysmyynnin puoli.
Verkkokaupan ratkaisevin osa jää usein näkymättömiin. Maksaminen hoidetaan maksunvälittäjän kautta, tuotteet ja varastosaldot tulevat toisesta järjestelmästä, tilaukset kirjautuvat taloushallintoon ja asiakastiedot rikastuvat asiakkuudenhallintaan ja markkinoinnin työkaluihin. Nämä integraatiot ja tietovirrat kannattaa piirtää auki jo ennen kilpailutusta, jottatoimittajat osaavat hinnoitella työn heti oikein.
Lisäksi määrittelyssä otetaan kantaa pariin asiaan, jotka verkkokaupassa korostuvat: toimintavarmuuteen ja suorituskykyyn sesonkien aikana, asiakasdatan hyödyntämiseen lisämyynnissä ja jälkimarkkinoinnissa sekä lakisääteisiin vaatimuksiin. Kuluttajille suunnatun verkkokaupan on 28.6.2025 alkaen täytettävä esteettömyysdirektiivin ja digipalvelulain saavutettavuusvaatimukset, jotka pohjautuvat WCAG-ohjeistuksen A- ja AA-tason kriteereihin (tällä hetkellä WCAG 2.1). Uudet palvelut kannattaa kuitenkin suunnitella jo WCAG 2.2 -tason mukaan. Tietosuoja taas ei ole pelkkä liite sopimuksessa: asiakasdatan kerääminen, käsittely, poistot ja lupien hallinta on mietittävä osaksi kaupan toimintaa, ja erityistä tarkkuutta vaativat, esimerkiksi alaikäisten tiedot.
Työ etenee kahdessa vaiheessa: ensin vaatimusmäärittely, sitten markkinakartoitus ja kilpailutus.
Vaatimusmäärittely alkaa haltuunotolla. Pidämme aloituspalaverin, sovimme haastateltavat ja käymme läpi olemassa olevan materiaalin. Varsinainen työ tehdään parissa työpajassa. Toiminnallisuustyöpajassa käydään läpi eri käyttäjäryhmien tehtävät ja kirjataan sekä priorisoidaan vaatimukset. Arkkitehtuurityöpajassa piirretään järjestelmäympäristö, integraatiot ja tietovirrat näkyviin. Lopputuloksena on dokumentti, joka kuvaa nyky- ja tavoitetilan, hankinnan kohteen, keskeisen arkkitehtuurin sekä yleiset ja toiminnalliset vaatimukset. Se toimii projektin kirjallisena muistilistana ja liitetään myöhemmin sopimukseen.
Markkinakartoitus- ja kilpailutusvaiheessa avaamme keskusteluyhteyden toimittajiin mahdollisimman varhain. Tarvittaessa lähetämme ensin tietopyynnön, jolla kartoitamme sopivat toimittajat, hinnoittelumallit ja parhaat ideat tarpeiden ratkaisemiseksi. Sen jälkeen laadimme tarjouspyynnön liitteineen ja vertailuperusteineen ja lähetämme sen tyypillisesti kolmelle tai neljälle toimittajalle. Toimittajatapaamisissa käydään läpi ratkaisukuvaus, referenssit, hinta-arvio ja siirtoprojekti, ja tapaamisten jälkeen pidämme lyhyen purun. Lopuksi pisteytämme tarjoukset, kokoamme päätösesityksen perusteluineen ja etenemme yhden toimittajan kanssa sopimusneuvotteluihin. Käytämme valmiita asiakirjapohjia, mikä säästää oman väkesi aikaa itse sisältöön. Työ tehdään pääosin etänä, ja kokonaisuus vie tavallisesti muutaman kuukauden.
Verkkokaupan vaihdoksessa kompastuskivi on harvoin itse valinta, useammin haasteena on siirtymä edellisestä. Vanhasta kaupasta on saatava ulos tuotetiedot, asiakasdata ja tilaushistoria, ja uuden on oltava pystyssä ennen kuin vanha suljetaan. Siksi käymme sopimusasiat läpi huolella. Pyydämme toimittajalta sopimusnipun, jossa ovat mukana kaikki tarvittavat liitteet, kuten GDPR:n edellyttämä tietosuojaliite. Luemme sen läpi ja kommentoimme kirjallisesti, minkä jälkeen sovimme yhdessä, miten muutokset esitetään toimittajalle. Sopimuksessa kannattaa määritellä palvelun haltuunotto ja palvelunhallintamalli, vasteajat ja sanktiot esimerkiksi käytettävyyteen ja aikatauluun liittyen sekä sovellettavat IT-alan yleiset sopimusehdot. Samalla varaudutaan jo seuraavaan vaihdokseen sopimalla toimittajan avustamisvelvollisuudesta sopimuksen päättyessä.
Jos organisaatiosi kuuluu hankintalain (1397/2016) piiriin, verkkokauppa ja siihen liittyvät palvelut kilpailutetaan julkisena hankintana, kun ennakoitu arvo ylittää kansallisen 60 000 euron kynnysarvon. Tällöin hankinta ilmoitetaan Hilmassa ja edetään lakisääteisiä määräaikoja noudattaen, mikä pidentää aikataulua jonkin verran. Yksityisessä kilpailutuksessa liikkumavaraa on enemmän, mutta hyvät käytännöt – selkeä vaatimusmäärittely, tasapuolinen vertailu ja huolellinen sopimus – pätevät kummassakin. Tunnistamme yhdessä sen, kumpi reitti teitä koskee.
Voimme vetää koko kilpailutuksen puolestanne tai tukea teitä juuri niissä kohdissa, joissa apua tarvitaan. Käytännössä Rubicin konsultti huolehtii projektin vetämisestä, työpajoista, dokumenteista ja aikataulusta, ja teidän projektipäällikkönne hoitaa sisäiset järjestelyt ja tiedottamisen. Tarvittaessa työskentelemme myös hankintajuristinne kanssa. Toimimme puolueettomasti emmekä edusta mitään alustaa tai toimittajaa, vaan etsimme ratkaisun, joka sopii teille.
Huolellinen vaatimusmäärittely tuottaa vertailukelpoiset tarjoukset ja varmistaa, että tarvitsemanne toiminnot – integraatioista maksamiseen ja saavutettavuuteen – on kuvattu ja hinnoiteltu. Henkilöstösi säästyy kilpailutuksen pyörittämisestä ja voi keskittyä omaan työhönsä. Hyvin laadittu sopimus pienentää riskiä siitä, että siirtymä takkuaa tai kauppa notkahtaa sesongissa. Ja koska tunnemme alustat, toimittajat ja hinnoittelun, saatte puolueettoman näkemyksen siitä, mikä tarjous on oikeasti hyvä.
Suunnitteletko verkkokaupan uudistamista tai kilpailutusta? Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, mistä kannattaa lähteä liikkeelle.
Verkkokauppa on osa isompaa järjestelmäkokonaisuutta, joten ratkaisevaa on, miten se keskustelee kassan, varaston, taloushallinnon, maksunvälityksen ja markkinoinnin kanssa. Lisäksi korostuvat toimintavarmuus sesonkien käyttäjäpiikeissä, maksaminen sekä saavutettavuus- ja tietosuojavaatimukset. Nämä kannattaa määritellä ennen tarjouspyyntöä.
Yksityisenä kilpailutuksena tyypillisesti muutaman kuukauden vaatimusmäärittelystä hankintapäätökseen. Julkisena hankintana lakisääteiset määräajat pidentävät kokonaisuutta.
Kyllä. Kuluttajille suunnattujen verkkokauppojen on 28.6.2025 alkaen täytettävä esteettömyysdirektiivin ja digipalvelulain vaatimukset, jotka pohjautuvat WCAG-ohjeistuksen A- ja AA-tasoon. Hyvin pienet toimijat eli mikroyritykset on rajattu velvoitteen ulkopuolelle, mutta saavutettavuus kannattaa silti huomioida jo suunnittelussa.
Se riippuu tarpeista. Rajatulla tuotevalikoimalla ja selkeällä ostopolulla valmis alusta riittää usein hyvin; monimutkaisempi hinnoittelu tai poikkeavat integraatiot voivat puoltaa räätälöintiä. Juuri tähän vaatimusmäärittely antaa vastauksen ja markkinakartoitus kertoo, mitä toimittajat pystyvät tarjoamaan.
Kyllä. Tasapuolinen kohtelu on kilpailutuksen lähtökohta, ja nykyinen toimittaja voi tarjota siinä missä muutkin. Selkeä vaatimusmäärittely varmistaa, että tarjouksia voidaan verrata reilusti.
Hinta riippuu projektin laajuudesta ja siitä, vedämmekö koko kilpailutuksen vai tuemmeko vain tietyissä vaiheissa. Työ tehdään pääosin etänä ja valmiilla asiakirjapohjilla, mikä pitää työmäärän kurissa. Ota yhteyttä, niin kartoitetaan tarpeenne ja annamme kustannusarvion. Konsultoinnin kustannus on tyypillisesti murto-osa siitä riskistä, jonka väärä alustavalinta tai takkuava siirtymä aiheuttaisi.
Jos organisaatio kuuluu hankintalain (1397/2016) piiriin ja hankinnan ennakoitu arvo ylittää kansallisen 60 000 euron kynnysarvon, verkkokauppa kilpailutetaan julkisena hankintana: hankinta ilmoitetaan Hilmassa ja lakisääteisiä määräaikoja noudatetaan. Yksityisessä kilpailutuksessa liikkumavaraa on enemmän, mutta hyvät käytännöt pätevät kummassakin.
Verkkokaupan ratkaisevin osa jää usein näkymättömiin: maksunvälitys, varastosaldot, tilausten kirjautuminen taloushallintoon ja asiakastietojen siirtyminen markkinoinnin työkaluihin. Kun integraatiot ja tietovirrat piirretään auki ennen kilpailutusta, toimittajat osaavat hinnoitella työn oikein eikä yllätyksiä tule vasta käyttöönotossa. Samalla varmistetaan, että tieto liikkuu automaattisesti eikä käsityönä.
Vähemmän kuin usein pelätään. Rubicin konsultti vetää projektin, työpajat, dokumentit ja aikataulun sekä käyttää valmiita asiakirjapohjia. Teidän roolinne painottuu muutamaan työpajaan, toimittajatapaamisiin, sisäisiin järjestelyihin ja päätöksentekoon. Työ tehdään pääosin etänä, joten osallistuminen onnistuu joustavasti oman työn ohessa.
Nykyaikaiset kauppa- ja julkaisualustat hyödyntävät tekoälyä sisällöntuotannossa, hakukoneoptimoinnissa, käännöksissä, asiakasviestinnässä ja ylläpidossa. Siksi jo vaatimusmäärittelyssä kannattaa miettiä, mihin tekoälyä oikeasti tarvitaan ja mitä se uudelta alustalta edellyttää. Tekoäly ei kuitenkaan korvaa hyvää suunnittelua, sisältöstrategiaa tai teknistä laadunvarmistusta – se on työkalu, ei oikotie.
Siirtymä on vaihdoksen yleisin kompastuskivi. Vanhasta kaupasta on saatava ulos tuotetiedot, asiakasdata ja tilaushistoria, ja uuden kaupan on oltava pystyssä ennen kuin vanha suljetaan. Sopimuksessa kannattaa määritellä palvelun haltuunotto, vasteajat ja sanktiot sekä toimittajan avustamisvelvollisuus sopimuksen päättyessä. Sopimusnippuun kuuluu myös GDPR:n edellyttämä tietosuojaliite.
Ei. Toimimme puolueettomasti emmekä edusta mitään alustaa tai toimittajaa – etsimme ratkaisun, joka sopii teille. Näkemyksemme alustoista, toimittajista ja hinnoittelusta perustuu yli 380 toteutettuun projektiin ja yli 180 projektiasiakkaaseen, joten saatte vertailuun riippumattoman arvion siitä, mikä tarjous on oikeasti hyvä.
Alla muutamia asiakkaitamme, joiden kanssa olemme jo saaneet tehdä ainutkertaisen muutosmatkan.
HAM Helsingin taidemuseosäätiö sr vastaa Helsingin kaupungin taidemuseotoiminnasta, kaupungin laajasta taidekokoelmasta sekä julkisesta taiteesta. HAM järjestää kotimaisia ja kansainvälisiä näyttelyitä Tennispalatsissa ja tuottaa myös kahden...
Picnic Group on suomalainen ravintola- ja kahvilakonserni, johon kuuluvat ravintolaketju Picnic, laadukkaaseen kahviin ja lounaaseen keskittyvä La Torrefazione sekä elintarvikehankinnan ja logistiikan asiantuntija Europicnic. Konsernin...
Rubic vastasi Kemianteollisuuden IT-palvelukumppanin kilpailutuksesta. Päätös Rubicin palveluiden käyttämisestä perustui va. toimitusjohtaja Panu Räsäsen mukaan sekä vahvaan luottamukseen Rubicia kohtaan että yrityksen hyvään maineeseen. –...
Rubic kilpailutti Fingolle julkisen hankintalain mukaisen IT-kumppanin ja toimii nyt Fingon ulkoistettuna IT-päällikkönä Talosta puuttui oma IT-henkilö ja IT-palvelukokonaisuuden kilpailuttaminenkin oli ajankohtaista ”Yhteistyölle Rubicin kanssa...
