HAM Helsingin taidemuseosäätiö sr vastaa Helsingin kaupungin taidemuseotoiminnasta, kaupungin laajasta taidekokoelmasta sekä julkisesta taiteesta. HAM järjestää kotimaisia ja kansainvälisiä näyttelyitä Tennispalatsissa ja tuottaa myös kahden vuoden välein järjestettävän Helsinki Biennaalin.
Vuonna 2023 HAM irtautui kaupungin yhteisestä ICT-palvelumallista ja siirtyi itsenäisempään toimintamalliin, kertoo HAMin ICT-vastaava Jouni Vienola. Muutoksen myötä säätiöllä ei enää ollut omaa tietohallinto-organisaatiota, mikä loi tarpeen kilpailuttaa kokonaisvaltaiset ICT-palvelut uudelleen.
Tavoitteena oli löytää kumppani, joka pystyy tuottamaan HAMin tarpeisiin sopivat ICT-palvelut ja tukemaan siirtymää moderniin pilvipohjaiseen toimintaympäristöön, täsmentää Vienola kilpailutuksen sisältöä.
”Oli iso apu, että mukana oli asiantuntija, joka osasi kysyä oikeita kysymyksiä ja ohjata kokonaisuutta.”
HAMin ICT-vastaava Jouni Vienola kuvaa yhteistyötä tärkeäksi erityisesti siksi, että HAMilla ei ollut aiempaa kokemusta ICT-palveluiden kilpailuttamisesta: “Tunnistimme, että vaikka meillä oli kilpailutusosaamista, ICT-palveluiden puolelta osaamista ei ollut. Projekti tuntui niin suurelta, että sitä olisi ollut vaikea hoitaa omin voimin eteenpäin. Oli iso apu, että mukana oli asiantuntija, joka osasi kysyä oikeita kysymyksiä ja ohjata kokonaisuutta.”
Rubic toimi HAMin riippumattomana hankintakonsulttina ja vastasi julkisen kilpailutusprojektin kokonaisuudesta. Kilpailutus toteutettiin julkisen hankintalain mukaisena avoimena menettelynä, johon projektiin sisältyi vaiheita hankinnan suunnittelusta tarjouspyynnön ja vaatimusmäärittelyjen laatimiseen, vertailuperusteiden määrittelyyn ja hankintapäätöksen valmisteluun.
Yhteistyössä korostuivat Rubicin vahva ICT- ja hankintaosaaminen sekä käytännönläheinen toimintatapa. HAM sai tukea myös tietoturvan kehittämiseen ja julkisen kilpailutusprosessin käytännön toteutukseen.
”Asiantuntemus oli huipputasoa. Rubic pystyi huomioimaan myös asioita, jotka olisivat jääneet meiltä huomiotta.”
Asiantuntemus oli huipputasoa. Yhteistyö oli helppoa ja henkilökemiat toimivat hyvin, arvioi Jouni Vienola ja kertoo heidän saaneen Rubicilta paljon apua myös sellaisiin asioihin, joita emme olleet itse osanneet huomioida.
”Rubic saa suositukseni”
Erityisen arvokkaaksi HAMilla koettiin Vienolan mukaan se, että Rubic pystyi huomioimaan säätiön tarpeet aidosti ja tukemaan organisaatiota muutostilanteessa.
Sekin oli tärkeää, että ihmiset olivat kivoja ja tultiin hyvin toimeen. Jos tulee jatkossa kilpailutustarpeita, pyrin pitämään huolen, että Rubic on ainakin tietoinen kilpailutustarpeistamme ja osaa olla mukana konsulttia kilpailuttaessa, toteaa HAMin ICT-vastaava Jouni Vienola.
