Dokumentit yhteen paikkaan, intranet henkilöstölle ja extranet kumppaneille: me Rubicilla autamme määrittelemään tarpeet ja viemään hankinnan läpi toimittajariippumattomasti.
Dokumentinhallinta, intranet ja extranet ovat kolme eri palvelua, mutta arjessa ne kietoutuvat yhteen: samat tiedostot, samat käyttäjät ja samat käyttöoikeudet käytössä kaikkialla.. Kun kokonaisuutta ei ole katsottu läpi pitkään aikaan, tieto hajaantuu sähköposteihin, verkkolevyille ja yksittäisiin Teams-ryhmiin, eikä kukaan ole aivan varma, mikä versio on viimeisin. Autamme kokoamaan tarpeet yhteen ja kilpailuttamaan ratkaisun niin, että se tukee päivittäistä työtä, tietoturvaa ja pitkän aikavälin kehittämistä. Emme myy järjestelmiä emmekä edusta toimittajia, joten katsomme tilannetta puolueettomasti ja teidän näkökulmastanne.
Dokumentinhallinnan tehtävänä on hillitä hajanaisuutta ja tarjota yksi paikka, jossa asiakirjat ovat versioituina, haettavissa ja oikeiden henkilöiden käytettävissä.Intranet palvelee henkilökuntaa: uutiset, ohjeet, lomakkeet ja työtilat ovat samassa näkymässä. Extranet taas avaa hallitun ikkunan ulospäin, niin että kumppanit, asiakkaat tai luottamushenkilöt pääsevät juuri siihen aineistoon, joka heille kuuluu, eivätkä muuhun.
Nämä kolme palvelua kannattaa määritellä yhdessä, vaikka ne hankittaisiin vaiheittain tai toteutettaisiin eri järjestelmillä. Muuten käy helposti niin, että dokumentit ovat yhtäällä, intranet toisaalla ja extranet kolmannessa paikassa – ja sama tieto elää kolmena eri totuutena. Kun kokonaisuutta katsotaan kerralla, käyttöoikeudet, haku ja tiedon elinkaari saadaan sopimaan yhteen jo ennen kuin tarjouspyyntö lähtee liikkeelle.
Harvoin on yhtä selkeää hetkeä kilpailutuksen ajankohdalle. Tavallisimmin merkkejä kertyy vähitellen, ja usein niitä on samaan aikaan useampia:
Ennen kuin toimittajia kannattaa lähestyä, on oltava selvää, mitä palvelulta oikeasti halutaan. Kartoitamme yhdessä kanssanne käyttötarpeet, käyttäjäryhmät, sisällöt, käyttöoikeudet, integraatiot ja nykyiset järjestelmät – siis sen, mistä lähdetään ja mihin pyritään. Vasta tämän jälkeen ratkaisua voi vertailla järkevästi.
Vaatimuksiin kootaan tyypillisesti ainakin nämä:
Erityisen tärkeää on varmistaa, että kolme roolia pysyvät selkeinä: intranet palvelee henkilöstöä, extranet mahdollistaa turvallisen yhteistyön ulkopuolisten kanssa ja dokumentinhallinta vähentää tiedostojen hajanaista säilyttämistä eri paikoissa. Valmis määrittely on samalla projektin kirjallinen muistilista, jonka avulla toimittajia voidaan vertailla samoilla kriteereillä ja jonka pohjalta epäselvät kohdat puidaan jo ennen sopimusta, eikä vasta käyttöönotossa.
Dokumenttien käsittelyyn liittyvissä palveluissa käsitellään paljon sisäistä ja usein myös henkilötietoa, joten tietoturva ja tietosuoja kulkevat mukana alusta asti. Extranetin kohdalla kyse on ennen kaikkea tunnistautumisesta ja käyttöoikeuksien elinkaaresta: miten ulkoinen käyttäjä tunnistetaan, miten oikeudet myönnetään ja – yhtä tärkeää – miten ne päättyvät, kun yhteistyö loppuu. Olemme nähneet extranetejä, joihin on vuosien varrella jäänyt käyttäjiä ja oikeuksia, joita kukaan ei enää muista. Toimintatapa kannattaakin korjata jo hankinnan yhteydessä.
Käymme läpi myös lokituksen, säilytysajat ja arkistoinnin sekä sen, miten tietosuoja-asetuksen vaatimukset täyttyvät. Julkishallinnon organisaatioita koskee lisäksi saavutettavuus: laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019) edellyttää WCAG 2.1 -ohjeiston AA-tason täyttämistä ja saavutettavuusselosteen. Nämä kirjataan vaatimuksiin ja sopimukseen ajoissa, sillä jälkikäteen korjaaminen on aina hankalampaa ja kalliimpaa.
Työ etenee vaiheittain, ja jokaisesta vaiheesta jää konkreettinen tuotos, jonka pohjalta on hyvä siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Käytämme apuna valmiita asiakirjapohjia, vaatimusmäärittelyaihioita ja arviointilomakkeita, joten pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen.
Koko urakka kestää tyypillisesti muutamasta kuukaudesta noin puoleen vuoteen, migraation laajuudesta riippuen. Projektille avataan oma Microsoft Teams -työtila, jonne tapaamiset ja materiaalit kirjataan. Työ tehdään pääosin etänä ja suomeksi, ja hinnoittelemme sen kiinteänä, etukäteen sovittuna projektihintana.
Emme myy järjestelmiä, joten tuomme keskusteluun puolueetonta markkinatietoa.
Ratkaisevaa on, miten hyvin ratkaisu vastaa juuri teidän vaatimuksianne ja kuinka hyvin pystytte hallitsemaan sitä itse. Katsomme kokonaiskustannusta oikealla aikajänteellä – käyttöönotto, lisenssit ja ylläpito esimerkiksi viideltä vuodelta antavat realistisemman kuvan kuin kuukausihinta käyttäjää kohden. Ja kannattaa varoa loputonta räätälöintiä: se ratkaisee tarpeen nopeasti mutta kostautuu myöhemmin ylläpidon hintana ja päivitysten hankaluutena. Emme suosittele tiettyä tuotetta ennen kuin vaatimukset on kuvattu.
Jos organisaationne kuuluu hankintalain (1397/2016) piiriin, palvelu kilpailutetaan julkisena hankintana, kun hankinnan ennakoitu arvo ylittää kansallisen 60 000 euron kynnysarvon. Palveluna ostetun ratkaisun arvoon lasketaan lisenssien ja käyttöönoton lisäksi sopimuskauden aikainen ylläpito, joten raja ylittyy helposti. Silloin prosessi etenee Hilma-ilmoituksella ja lakisääteisiä määräaikoja noudattaen. Kannattaa selvittää myös valmiit puitejärjestelyt, kuten Hanselin sopimukset. Yksityisessä kilpailutuksessa liikkumavaraa on enemmän, mutta samat hyvät käytännöt – selkeä vaatimusmäärittely, tasapuolinen vertailu ja huolellinen sopimus – pätevät molemmissa. Tunnistamme yhdessä, kumpi reitti teitä koskee.
Emme tule oman väkenne tilalle vaan tueksi. Työnjako sovitaan aina teidän tarpeidenne ja resurssienne mukaan. Rubicin asiantuntija voi toimia esimerkiksi:
Näin oma väki voi keskittyä perustehtäviinsä, kun tarjousasiakirjat, neuvottelut ja sopimukset ovat kokeneissa käsissä.
Huolellinen vaatimusmäärittely tuottaa vertailukelpoiset tarjoukset ja varmistaa, että kaikki tarvitsemanne toiminnot on kuvattu ja hinnoiteltu. Saatte selkeän tarjouspyynnön, keskenään vertailukelpoiset tarjoukset ja perustellun päätösmateriaalin päätöksen tueksi. Oma henkilöstönne säästyy kilpailutuksen pyörittämiseltä, mutta projekti etenee silti. Ja koska dokumentinhallinta, intranet ja extranet vaikuttavat päivittäiseen työhön ja tietoturvaan vuosien ajan, huolellinen valmistelu on edullinen vakuutus siihen nähden, mitä väärä valinta maksaisi.
Onko dokumentinhallinnan, intranetin tai extranetin uusiminen ajankohtaista tai vasta harkinnassa? Katsotaan yhdessä, missä olette nyt ja mitä kannattaisi tehdä seuraavaksi. Olemme vain puhelinsoiton päässä.
Intranet on henkilöstön sisäinen palvelu, jossa ovat uutiset, ohjeet, lomakkeet ja työtilat. Extranet avaa hallitun pääsyn ulkoisille sidosryhmille – kumppaneille, asiakkaille tai luottamushenkilöille – vain heille kuuluvaan aineistoon. Dokumentinhallinta on yksi arkisto, jossa asiakirjat ovat versioituina, haettavissa ja oikeiden henkilöiden käytettävissä. Arjessa nämä kolme kietoutuvat yhteen, joten kokonaisuus kannattaa määritellä yhdessä, vaikka ratkaisut hankittaisiin vaiheittain tai eri järjestelmillä.
Monelle organisaatiolle Microsoft 365 riittää: dokumentinhallinta ja intranet voidaan usein rakentaa SharePointin varaan ja extranet toteuttaa hallitulla vieraskäytöllä. Tarjolla on myös valmiita intranet-tuotteita sekä erillisiä dokumentinhallintajärjestelmiä, jotka on suunniteltu nimenomaan dokumenttien elinkaaren hallintaan. Mikään vaihtoehto ei ole yksiselitteisesti paras – ratkaisevaa on, miten hyvin ratkaisu vastaa vaatimuksianne ja kuinka hyvin pystytte hallitsemaan sitä itse. Siksi vaatimukset kannattaa kuvata ennen tuotevalintaa.
Tyypillisiä merkkejä ovat tiedostojen hajaantuminen verkkolevyille, sähköposteihin ja Teams-ryhmiin, teknisesti vanhentunut tai elinkaarensa päähän tullut järjestelmä, hallitsemattomaksi kasvanut extranet sekä tiukentuneet tietoturva- ja tietosuojavaatimukset. Hankintalain piiriin kuuluvissa organisaatioissa kilpailutus on ajankohtainen myös silloin, kun hankinnan ennakoitu arvo ylittää kynnysarvon. Usein merkkejä on samaan aikaan useampia, ja silloin kokonaisuus kannattaa katsoa kerralla.
Kyllä, jos organisaatio kuuluu hankintalain (1397/2016) piiriin ja hankinnan ennakoitu arvo ylittää kansallisen 60 000 euron kynnysarvon. Arvoon lasketaan lisenssien ja käyttöönoton lisäksi sopimuskauden aikainen ylläpito, joten raja ylittyy helposti. Tällöin hankinnasta ilmoitetaan Hilmassa ja noudatetaan lakisääteisiä määräaikoja. Myös valmiit puitejärjestelyt, kuten Hanselin sopimukset, kannattaa selvittää ennen oman kilpailutuksen käynnistämistä.
Tietoturva ja tietosuoja kirjataan vaatimuksiin ja sopimukseen alusta asti: tunnistautuminen, käyttöoikeuksien elinkaari, lokitus, säilytysajat, arkistointi ja tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Erityisesti extranetissä olennaista on, miten ulkoisen käyttäjän oikeudet myönnetään ja miten ne päättyvät, kun yhteistyö loppuu. Julkishallinnon palveluita koskee lisäksi laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019), joka edellyttää WCAG 2.1 -ohjeiston AA-tason täyttämistä ja saavutettavuusselostetta.
Emme suosittele tiettyä tuotetta ennen kuin vaatimukset on kuvattu. Rubic ei myy järjestelmiä eikä edusta toimittajia, joten tuomamme markkinatieto on puolueetonta. Vertailemme vaihtoehtoja teidän vaatimustenne ja kokonaiskustannuksen perusteella – käyttöönotto, lisenssit ja ylläpito esimerkiksi viideltä vuodelta antavat realistisemman kuvan kuin pelkkä kuukausihinta käyttäjää kohden.
Ei välttämättä. Osalle yksi alusta riittää, toisille kannattaa yhdistää useampi ratkaisu ja liittää ne toisiinsa. Olennaista on määritellä kokonaisuus yhdessä, jotta käyttöoikeudet ja tieto kulkevat saumattomasti riippumatta siitä, montako järjestelmää lopulta valitaan.
Vaatimusmäärittely ja kilpailutus vievät tyypillisesti muutamasta kuukaudesta puoleen vuoteen. Käyttöönotto ja tiedonsiirto tulevat tämän päälle ja vaihtelevat laajuuden mukaan. Julkisessa hankinnassa lakisääteiset määräajat pidentävät aikataulua.
Migraatio on usein työläin ja aliarvioiduin vaihe. Kaikkea ei kannata siirtää: samalla on hyvä hetki karsia vanhentunut aineisto, korjata metatiedot ja sopia säilytysajoista. Nämä kannattaa kirjata jo vaatimuksiin ja sopimukseen.
Kyllä. Tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu on kilpailutuksen lähtökohta, ja nykyinen toimittaja voi tarjota siinä missä muutkin. Selkeä vaatimusmäärittely varmistaa, että tarjouksia voidaan verrata reilusti.
Hinta riippuu hankkeen laajuudesta ja siitä, vedämmekö koko kilpailutuksen läpi vai tuemmeko omaa projektipäällikköänne valituissa kohdissa. Konsultoinnin kustannus on tyypillisesti murto-osa siitä riskistä, jonka väärä järjestelmävalinta tai epäselvä sopimus aiheuttaa. Ota yhteyttä, niin kartoitetaan tarve ja annetaan kustannusarvio.
Alla muutamia asiakkaitamme, joiden kanssa olemme jo saaneet tehdä ainutkertaisen muutosmatkan.
HAM Helsingin taidemuseosäätiö sr vastaa Helsingin kaupungin taidemuseotoiminnasta, kaupungin laajasta taidekokoelmasta sekä julkisesta taiteesta. HAM järjestää kotimaisia ja kansainvälisiä näyttelyitä Tennispalatsissa ja tuottaa myös kahden...
Picnic Group on suomalainen ravintola- ja kahvilakonserni, johon kuuluvat ravintolaketju Picnic, laadukkaaseen kahviin ja lounaaseen keskittyvä La Torrefazione sekä elintarvikehankinnan ja logistiikan asiantuntija Europicnic. Konsernin...
Rubic vastasi Kemianteollisuuden IT-palvelukumppanin kilpailutuksesta. Päätös Rubicin palveluiden käyttämisestä perustui va. toimitusjohtaja Panu Räsäsen mukaan sekä vahvaan luottamukseen Rubicia kohtaan että yrityksen hyvään maineeseen. –...
Rubic kilpailutti Fingolle julkisen hankintalain mukaisen IT-kumppanin ja toimii nyt Fingon ulkoistettuna IT-päällikkönä Talosta puuttui oma IT-henkilö ja IT-palvelukokonaisuuden kilpailuttaminenkin oli ajankohtaista ”Yhteistyölle Rubicin kanssa...
