Selkeät vaatimukset, vertailukelpoiset tarjoukset ja järjestelmä, joka taipuu toimintasi mukaan, ei toisin päin.
Toiminnanohjausjärjestelmän uusiminen on yksi organisaation isoimmista ja pitkävaikutteisimmista hankinnoista. ERP koskettaa lähes jokaista prosessia myynnistä ja huollosta tuotantoon ja talouteen, joten virhevalinnan hinta näkyy vuosien ajan. Autamme määrittämään, mitä järjestelmältä oikeasti tarvitaan, ja kilpailuttamaan sen niin, että tarjoukset ovat vertailukelpoisia ja valinta perustuu tosiasioihin. Olemme vieneet ERP- ja taloushallinnon hankintoja läpi teollisuus- ja palveluyrityksille, kuntien yhtiöille, liitoille ja järjestöille. Riippumattomana kumppanina emme myy järjestelmää vaan puolueetonta näkemystä.
ERP-hankkeen käynnistystarpeen voi tunnistaa jo siitä, että toiminnanohjausjärjestelmä tehostamisen sijaan rajoittaa organisaation toimintaa. Muita tavallisia vaihdon merkkejä on useampia:
ERP kattaa harvoin vain yhden toiminnon. Tyypillisesti hankinnassa ovat mukana myynti ja tarjoustoiminta, asiakkuudenhallinta, hankinta ja varastonhallinta, huolto ja kenttäpalvelu, logistiikka, projektit, tuotanto tai kokoonpano sekä talous. Käymme yhdessä läpi sen, mitkä kokonaisuudet kuuluvat juuri teidän hankintaanne ja millä prioriteetillä. Huoltoliiketoiminnassa painavat esimerkiksi laitepaikkarekisteri (installed base), huoltosopimukset, työmääräykset ja varaosat; projektiliiketoiminnassa kustannusseuranta ja vaiheittainen laskutus; tuotannossa tuoterakenteet ja komponenttivarastot. Talouden puolella keskeisiä ovat kirjanpito, kateanalyysi ja usein myös konserniraportointi sekä konsernin sisäinen laskutus.
Lähes aina mukaan tulevat nykyjärjestelmästä tehtävä tiedonsiirto, integraatiot muihin järjestelmiin sekä tietoturva-, tietosuoja- ja arkistointivaatimukset. Ratkaisevia ovat organisaation omat erityispiirteet. Jos esimerkiksi huolletaan ja myydään varaosia usean eri valmistajan laitteille, monivalmistajatuki on kirjattava vaatimuksiin. Samoin konsernin raportointimalli tai emoyhtiön järjestelmä sanelee, millaisia rajapintoja uudelta ERP:ltä vaaditaan. Nämä on edullisempi tunnistaa vaatimusmäärittelyssä kuin projektin puolivälissä.
Hyvä kilpailutus seisoo tai kaatuu vaatimusmäärittelyn varassa. Sen tehtävä on kuvata nyky- ja tavoitetila niin selkeästi, että se voidaan viestiä toimittajille ja että tarjouksista tulee keskenään vertailukelpoisia. Kokoamme toiminnalliset ja tekniset vaatimukset, kuvaamme keskeiset prosessit ja käyttötapaukset, listaamme sidos- ja käyttäjäryhmät sekä tunnistamme tarvittavat integraatiot ja tietovirrat. Työ tehdään työpajoissa yhdessä avainkäyttäjienne kanssa – myynnistä, huollosta, tuotannosta ja taloudesta – koska heillä on tieto siitä, miten työ käytännössä sujuu.
Valmis määrittely toimii projektin kirjallisena muistilistana siitä, mitä järjestelmältä edellytetään. Sen avulla eri ryhmien erilaiset tai keskenään ristiriitaiset tarpeet tulevat esiin ajoissa, ja toteutusjärjestys voidaan priorisoida. Määrittely kannattaa liittää toimittajan kanssa tehtävään sopimukseen ennen toimittajan omia palvelukuvauksia. Silloin on myöhemminkin selvää, mitä on tilattu.
Etenemme vaiheittain ja jokaisen vaiheen päätteeksi on konkreettinen tuotos, jonka ohjausryhmä voi hyväksyä.
Aloitamme nykytilan analyysillä. Haastattelemme avainhenkilöt, käymme läpi olemassa olevan materiaalin, kartoitamme nykyiset järjestelmät ja integraatiot sekä arvioimme datan laadun. Tuloksena on dokumentoitu kokonaiskuva lähtötilanteesta.
Sen jälkeen katsomme prosesseja. Mallinnamme keskeiset toimintatavat nykytilassa (as-is), tunnistamme pullonkaulat ja päällekkäisen työn ja virtaviivaistamme ne tavoitetilaan (to-be). Uusi järjestelmä kannattaa ottaa käyttöön parannettujen prosessien pohjalta, ei vanhojen – muuten vanhat ongelmat vain siirtyvät uuteen järjestelmään.
Tämän jälkeen kokoamme vaatimusmäärittelyn ja teemme markkinakartoituksen. Avaamme keskusteluyhteyden potentiaalisiin toimittajiin varhain, tarkennamme vaatimuksia ja varmistamme, että tarjouspyyntö tuottaa vertailukelpoisia tarjouksia. Apuna on tietopyyntö (RFI).
Varsinaisessa kilpailutuksessa laadimme tarjouspyyntöasiakirjat – tarjouspyynnön, vaatimustaulukon ja hinnoittelulomakkeen – ja viemme prosessin läpi tasapuolisesti. Järjestämme toimittajatapaamiset ja demot ennalta sovituilla käyttötapauksilla, teemme referenssihaastattelut ja tiivistämme matkan varrella kertyneen tiedon numeroarvioiksi yhdessä asiakkaan edustajien kanssa. Lopputuloksena on vertailu- ja päätösmateriaali, jonka pohjalta perusteltu hankintapäätös on helppo tehdä.
Vaatimusmäärittely ja kilpailutus kestävät tyypillisesti muutamasta kuukaudesta puoleen vuoteen. Koko ERP-uudistus käyttöönottoineen on pidempi matka, kestoltaan usein reilun vuoden, isommassa organisaatiossa kahden vuoden luokkaa.
Tuomme keskusteluun ajantasaista ja puolueetonta markkinatietoa. ERP-kenttä jakautuu karkeasti muutamaan tasoon. Suurten konsernien järjestelmät, kuten ovat kattavia mutta raskaita ja kalliita ottaa käyttöön. Keskisegmentissä on vahvoja vaihtoehtoja, , jotka tarjoavat keskisuurelle organisaatiolle usein parhaan tasapainon. Kevyemmässä päässä kotimaiset ratkaisut, ovat nopeita ja edullisia ottaa käyttöön, mutta kattavat vaativimmat tarpeet suppeammin.
Mikään järjestelmä ei ole yksiselitteisesti paras. Ratkaisevaa on, miten hyvin se vastaa juuri teidän vaatimuksianne, mitä osa-alueita ERPillä halutaan erityisesti kattaa: yhdelle painaa kenttähuollon ja laitekannan hallinta, toiselle konserniraportointi tai tuotannon toiminnot. Katsomme myös kokonaiskustannusta oikealla aikajänteellä. Käyttöönottokustannusten ja mm. palvelumaksujen ja/tai lisenssien huomiointi viideltä vuodelta (5 vuoden TCO) tarvitaan kuvaamaan kokonaiskustannuksia. Näin valinta perustuu soveltuvuuteen ja kokonaistaloudellisuuteen.
ERP-hankinnan kompastuskivi on harvoin itse valinta, useammin haasteena on toteutusprojekti läpivientija sopimuksen laatu. Siksi käymme sopimusasiat läpi huolella jo ennen allekirjoitusta. Sovittavia asioita ovat muun muassa testaus, käyttöönoton vaiheistus ja hyväksymiskriteerit, palvelunhallintamalli ja vasteajat, sanktiot esimerkiksi aikataulun tai palvelutason pettäessä sekä vastuut datamigraatiosta. Järjestelmätoimituksissa sovelletaan tyypillisesti IT-alan yleisiä sopimusehtoja, esimerkiksi IT2022-ehtoja. Kannattaa sopia jo nyt myös siitä, miten aikanaan seuraavaan toimittajaan siirrytään – eli mikä on toimittajan avustamisvelvollisuus sopimuksen päättyessä. Emme anna oikeudellista neuvontaa, mutta varmistamme, että sopimus vastaa vaatimuksia ja asiakkaan etu on turvattu; tarvittaessa työskentelemme hankintajuristinne kanssa.
Jos organisaationne kuuluu hankintalain (1397/2016) piiriin, ERP kilpailutetaan julkisena hankintana, kun hankinnan ennakoitu arvo ylittää kansallisen 60 000 euron kynnysarvon. ERP-hankkeissa tämä raja ylittyy käytännössä aina. Silloin prosessi etenee Hilma-ilmoituksella ja lakisääteisiä määräaikoja noudattaen, ja hankintamenettely – esimerkiksi neuvottelumenettely – valitaan hankinnan luonteen mukaan. Kannattaa selvittää myös valmiit puitejärjestelyt, kuten Hanselin sopimukset. Yksityisessä kilpailutuksessa liikkumavaraa on enemmän, mutta samat hyvät käytännöt – selkeä vaatimusmäärittely, tasapuolinen vertailu ja huolellinen sopimus – pätevät molemmissa. Tunnistamme yhdessä, kumpi reitti teitä koskee.
Voimme vetää koko ERP-hankinnan puolestanne tai tukea omaa väkeänne juuri niissä kohdissa, joissa apua tarvitaan. Käytännössä Rubicin konsultti huolehtii projektin vetämisestä, työpajoista, dokumenteista ja aikataulusta, ja teidän projektipäällikkönne hoitaa sisäiset järjestelyt ja tiedottamisen. Projektille perustetaan ohjausryhmä, joka hyväksyy tuotokset ja tekee päätökset. Hankinnan jälkeen voimme jatkaa toimitusprojektin tukena – ohjausryhmän jäsenenä tai projektipäällikön tukena – ja varmistaa, että sopimus ja vaatimukset toteutuvat myös käytännössä. Työnjaosta sovitaan aina tapauskohtaisesti.
Huolellinen vaatimusmäärittely tuottaa vertailukelpoiset tarjoukset ja varmistaa, että kaikki tarvitsemasi toiminnot on kuvattu ja hinnoiteltu. Oma henkilöstösi säästyy kilpailutuksen pyörittämiseltä ja voi keskittyä omaan työhönsä – silti projekti etenee. Saat riippumattoman näkemyksen toimittajien vahvuuksista, kehityskohteista ja toimituskyvystä sekä puolueettoman päätösmateriaalin päätöksen tueksi. Ja koska ERP-valinnan vaikutukset ulottuvat vuosien päähän, hyvä valmistelu ja huolellinen sopimus ovat edullinen vakuutus siihen nähden, mitä väärä valinta maksaisi.
Onko ERP:n uusiminen ajankohtaista tai vasta harkinnassa? Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, mistä kannattaa lähteä liikkeelle.
ERP kannattaa uusia, kun nykyinen järjestelmä alkaa rajoittaa toimintaa – ei pelkän iän vuoksi. Tyypillisiä merkkejä ovat toimittajan tuen päättyminen nykyversiolle, tiedon hajaantuminen useaan järjestelmään ja Exceleihin, hauraat ja kalliisti muutettavat integraatiot sekä toiminnan kasvu tai monimutkaistuminen, esimerkiksi uudet liiketoiminta-alueet, kansainvälinen kauppa tai konserniraportoinnin vaatimukset.
Vaatimusmäärittelyssä kuvataan organisaation nyky- ja tavoitetila sekä kootaan järjestelmän toiminnalliset ja tekniset vaatimukset, keskeiset prosessit, käyttäjäryhmät ja integraatiot niin tarkasti, että tarjouspyyntö voidaan tehdä ja tarjouksista tulee vertailukelpoisia. Työ tehdään pääosin työpajoissa avainkäyttäjien kanssa.
Vaatimusmäärittely ja kilpailutus vievät tyypillisesti muutamasta kuukaudesta puoleen vuoteen. Koko uudistus käyttöönottoineen kestää yleensä pidempään, usein yhdestä kahteen vuoteen tai kauemmin organisaation koon ja järjestelmän laajuuden mukaan. Julkisessa hankinnassa lakisääteiset määräajat pidentävät aikataulua.
Sitä ei voi sanoa etukäteen. Paras järjestelmä on se, joka vastaa juuri teidän vaatimuksianne ja jonka kokonaiskustannus on kohtuullinen. Siksi vaatimukset määritellään ennen kuin järjestelmiä vertaillaan. Me tuomme markkinatiedon ja pidämme arvion puolueettomana.
Kyllä. Tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu on kilpailutuksen lähtökohta, ja nykyinen toimittaja voi tarjota sen siinä missä muutkin. Selkeä vaatimusmäärittely varmistaa, että tarjouksia voidaan verrata reilusti.
Jos organisaatio kuuluu hankintalain (1397/2016) piiriin, ERP kilpailutetaan julkisena hankintana, kun hankinnan ennakoitu arvo ylittää kansallisen 60 000 euron kynnysarvon – ERP-hankkeissa raja ylittyy käytännössä aina. Prosessi etenee silloin Hilma-ilmoituksella ja lakisääteisiä määräaikoja noudattaen. Yksityisessä kilpailutuksessa liikkumavaraa on enemmän, mutta samat hyvät käytännöt – selkeä vaatimusmäärittely, tasapuolinen vertailu ja huolellinen sopimus – pätevät molemmissa.
Hinta riippuu hankkeen laajuudesta ja siitä, vedämmekö koko ERP-hankinnan vai tuemmeko omaa väkeänne valituissa vaiheissa. Ota yhteyttä Rubiciin, niin kartoitetaan tarve yhdessä ja annetaan kustannusarvio. Hankintakonsultoinnin kustannus on tyypillisesti murto-osa siitä riskistä, jonka väärä ERP-valinta aiheuttaa, mutta valinnan vaikutukset ulottuvat vuosien päähän.
Alla muutamia asiakkaitamme, joiden kanssa olemme jo saaneet tehdä ainutkertaisen muutosmatkan.
HAM Helsingin taidemuseosäätiö sr vastaa Helsingin kaupungin taidemuseotoiminnasta, kaupungin laajasta taidekokoelmasta sekä julkisesta taiteesta. HAM järjestää kotimaisia ja kansainvälisiä näyttelyitä Tennispalatsissa ja tuottaa myös kahden...
Picnic Group on suomalainen ravintola- ja kahvilakonserni, johon kuuluvat ravintolaketju Picnic, laadukkaaseen kahviin ja lounaaseen keskittyvä La Torrefazione sekä elintarvikehankinnan ja logistiikan asiantuntija Europicnic. Konsernin...
Rubic vastasi Kemianteollisuuden IT-palvelukumppanin kilpailutuksesta. Päätös Rubicin palveluiden käyttämisestä perustui va. toimitusjohtaja Panu Räsäsen mukaan sekä vahvaan luottamukseen Rubicia kohtaan että yrityksen hyvään maineeseen. –...
Rubic kilpailutti Fingolle julkisen hankintalain mukaisen IT-kumppanin ja toimii nyt Fingon ulkoistettuna IT-päällikkönä Talosta puuttui oma IT-henkilö ja IT-palvelukokonaisuuden kilpailuttaminenkin oli ajankohtaista ”Yhteistyölle Rubicin kanssa...
