Löydä sopiva ja kustannustehokas taloushallintokumppani – ilman että oma väki uupuu kilpailutuksen alle.
Tilitoimiston vaihto tai taloushallinnon ulkoistus on iso päätös. Kirjanpito, palkanlaskenta ja maksuliikenne ovat toiminnan selkäranka, ja niiden on pelattava myös vaihdoksen aikana. Autamme kilpailuttamaan tilitoimisto- ja palkanlaskentapalvelut niin, että lopputuloksena on tarpeisiisi sopiva kumppani, vertailukelpoiset tarjoukset ja sopimus, joka kestää myös arjessa. Olemme vieneet vastaavia kilpailutuksia läpi liitoille, järjestöille, yliopistoille, kunnille ja yrityksille, joten tunnemme sekä prosessin että alan toimittajat.
Usein on hyvä hetki katsoa vaihtoehtoja, kun jokin seuraavista tilanteista on tunnistettavissa:
Hyvä tarjouspyyntö lähtee siitä, että palvelun sisältö on kuvattu riittävän tarkasti. Käymme asiakkaan kanssa yhdessä läpi, mitkä toimintokokonaisuudet kuuluvat hankintaan. Tyypillisesti mukana ovat kirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitus, osto- ja myyntireskontra, ostolaskujen sähköinen kierrätys, maksuliikenne, matkalaskut, palkanlaskenta sekä raportointi ja tilastointi. Lähes aina mukaan tulevat myös nykyisestä järjestelmästä tehtävä siirtoprojekti ja tiedonsiirto, integraatiot muihin järjestelmiin sekä tietoturvaan, tietosuojaan ja arkistointiin liittyvät vaatimukset.
Moni organisaatio tarvitsee lisäksi jotain omaa: sijoituskirjanpitoa, alvitonta ja alvillista toimintaa, budjetointia, käyttöoikeuksien hallintaa, työajanseurantaa tai talouspäällikköpalveluita. Juuri nämä erityispiirteet kannattaa kirjata vaatimusmäärittelyyn. Silloin tarjoukset ovat vertailukelpoisia eikä yllätyksiä tule esiin vasta käyttöönotossa tai ensimmäisessä tilinpäätöksessä.
Aloitamme lähtötilanteen kartoituksella: käymme läpi nykyisen palvelun, sopimukset, kustannukset ja käytössä olevan järjestelmän. Sen jälkeen täsmennämme tarpeet yhdessä, yleensä parin haastattelun ja muutaman työpajan verran. Tältä pohjalta laadimme tarjouspyyntöasiakirjat: tarjouspyynnön, vähimmäisvaatimukset, vertailuperusteet ja hinnoittelulomakkeen. Käytämme apuna valmiita mallipohjia ja hyväksi havaittuja toimintatapoja, mikä säästää asiakkaan omaa aikaa itse sisältöön.
Ennen tarjouspyynnön julkaisua on usein viisasta käydä markkinavuoropuhelua. Lähetämme valituille toimittajille tietopyynnön tai tapaamme heitä, jolloin saamme käsityksen hinnoittelumalleista, hintatasosta ja sopivasta hankintatavasta. Samalla varmistuu, että tarjouspyyntö on ymmärrettävä eikä sisällä ristiriitoja.
Tarjousajan päätyttyä vertailemme tarjoukset, kokoamme vertailutaulukon ja laadimme päätösesityksen perusteluineen. Hoidamme myös tarjousaikaisen viestinnän ja vastaamme tarjoajien kysymyksiin. Koko prosessi vie tyypillisesti muutaman kuukauden.
Tilitoimistovaihdoksen kompastuskivi on harvoin toimiston valinta, useammin haasteena on itse siirtymä. Siksi käymme sopimusasiat läpi huolella. Sovittavia asioita ovat muun muassa palvelun haltuunotto, palvelunhallintamalli, vasteajat ja se, miten nykyiseltä toimittajalta siirrytään uuteen ilman katkoksia. Tilitoimistopalveluissa sovelletaan usein alan yleisiä sopimusehtoja (TAL2023) ja järjestelmäosuudessa esimerkiksi IT-alan vakioehtoja. Kannattaa myös sopia jo nyt, miten seuraava vaihdos aikanaan hoidetaan eli mikä on toimittajan avustamisvelvollisuus sopimuksen päättyessä tai miten järjestelmien ylläpito on mahdollista siirtää uudelle tilitoimistolle
Jos organisaatiosi kuuluu hankintalain (1397/2016) piiriin, tilitoimisto- ja palkanlaskentapalvelut kilpailutetaan julkisena hankintana, kun ennakoitu arvo ylittää kansallisen 60 000 euron kynnysarvon. Tällöin prosessi etenee Hilma-ilmoituksella ja lakisääteisiä määräaikoja noudattaen. Yksityisessä kilpailutuksessa prosessi on vapaampi, mutta hyvät käytännöt – selkeä vaatimusmäärittely, tasapuolinen vertailu ja huolellinen sopimus – pätevät kummassakin.
Voimme vetää koko kilpailutuksen puolestasi tai tukea omaa väkeäsi juuri niissä kohdissa, joissa apua tarvitaan. Käytännössä Rubicin konsultti huolehtii projektin vetämisestä, dokumenteista ja aikataulusta, ja teidän projektipäällikkönne hoitaa sisäiset järjestelyt. Työnjaosta sovitaan aina tapauskohtaisesti.
Huolellinen vaatimusmäärittely tuottaa vertailukelpoiset tarjoukset ja varmistaa, että kaikki tarvitsemasi palvelut on hinnoiteltu. Oma henkilöstösi säästyy kilpailutuksen pyörittämisestä ja voi keskittyä omaan työhönsä. Hyvin laadittu sopimus pienentää riskiä siitä, että siirtymä takkuaa tai palvelu notkahtaa. Ja koska tunnemme alan toimittajat ja hinnoittelun, saat puolueettoman näkemyksen siitä, mikä tarjous on oikeasti hyvä.
Harkitsetko tilitoimiston vaihtoa tai taloushallinnon kilpailutusta? Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, mistä kannattaa lähteä liikkeelle.
Yksityisenä kilpailutuksena tyypillisesti muutaman kuukauden, minkä lisäksi sisäänajovaihe kestänee vähintään yhden tilikauden. Julkisessa hankinnassa lakisääteiset määräajat – tarjousaika, odotusaika ja mahdollinen muutoksenhaku – pidentävät kokonaisuutta.
Kyllä. Tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu on kilpailutuksen lähtökohta, ja nykyinen toimittaja voi tarjota siinä missä muutkin. Tämä usein herätteleekin hyvällä tavalla vanhaa toimistoa arvioimaan asiakassuhteen hoitoaan, työmenetelmiään – ja hinnoitteluaan. Selkeä vaatimusmäärittely varmistaa, että tarjouksia voidaan verrata reilusti.
Alla muutamia asiakkaitamme, joiden kanssa olemme jo saaneet tehdä ainutkertaisen muutosmatkan.
HAM Helsingin taidemuseosäätiö sr vastaa Helsingin kaupungin taidemuseotoiminnasta, kaupungin laajasta taidekokoelmasta sekä julkisesta taiteesta. HAM järjestää kotimaisia ja kansainvälisiä näyttelyitä Tennispalatsissa ja tuottaa myös kahden...
Picnic Group on suomalainen ravintola- ja kahvilakonserni, johon kuuluvat ravintolaketju Picnic, laadukkaaseen kahviin ja lounaaseen keskittyvä La Torrefazione sekä elintarvikehankinnan ja logistiikan asiantuntija Europicnic. Konsernin...
Rubic vastasi Kemianteollisuuden IT-palvelukumppanin kilpailutuksesta. Päätös Rubicin palveluiden käyttämisestä perustui va. toimitusjohtaja Panu Räsäsen mukaan sekä vahvaan luottamukseen Rubicia kohtaan että yrityksen hyvään maineeseen. –...
Rubic kilpailutti Fingolle julkisen hankintalain mukaisen IT-kumppanin ja toimii nyt Fingon ulkoistettuna IT-päällikkönä Talosta puuttui oma IT-henkilö ja IT-palvelukokonaisuuden kilpailuttaminenkin oli ajankohtaista ”Yhteistyölle Rubicin kanssa...
