Valitse organisaatiollesi oppimisympäristö, joka kestää käyttöä ja kasvua ilman, että kilpailutus vie kohtuuttomasti työntekijöittesi aikaa.
Verkkokoulutusjärjestelmä eli LMS (Learning Management System) on monelle organisaatiolle keskeinen työväline. Sillä perehdytetään, ylläpidetään osaamista ja osoitetaan, että vaaditut koulutukset on suoritettu. Kun alusta vaihdetaan tai kilpailutetaan, kyse ei ole vain ohjelmistosta vaan koko oppimisen kokonaisuudesta: sisällöistä, käyttäjätiedoista ja raportoinnista. Me autamme määrittelemään tarpeet ja kilpailuttamaan LMS-alustan niin, että lopputuloksena on tarpeisiisi sopiva järjestelmä, vertailukelpoiset tarjoukset ja sopimus, joka kestää myös arjessa. Vaativat järjestelmähankinnat ja kilpailutukset ovat jokapäiväistä työtämme, joten tunnemme sekä prosessin että alan toimittajat.
Alustaa ei kannata vaihtaa vaihtamisen vuoksi. Usein on kuitenkin hyvä hetki katsoa vaihtoehtoja silloin, kun jokin seuraavista kohdista on tunnistettavissa:
Hyvä tarjouspyyntö lähtee siitä, että alustalta odotettu toiminnallisuus on kuvattu riittävän tarkasti. Käymme yhdessä läpi, mitkä kokonaisuudet kuuluvat hankintaan. Tyypillisesti mukana ovat käyttäjä- ja oikeushallinta, kurssien ja oppimispolkujen hallinta, suoritusten seuranta ja raportointi sekä tuki yleisille sisältöformaateille, esimerkiksi SCORM- ja xAPI-standardeille. Lähes aina määritellään myös tunnistautuminen ja integraatiot muihin järjestelmiin – kuten henkilöstö-, partneri- tai jäsenrekisteriin ja organisaation tunnistautumispalveluun – sekä tietosuojaan, tietoturvaan ja saavutettavuuteen liittyvät vaatimukset.
Moni organisaatio tarvitsee lisäksi jotain omaa: monikielisyyttä, todistusten hallintaa, sertifiointien voimassaolon seurantaa tai mahdollisuutta tarjota koulutuksia myös ulkoisille käyttäjille. Yksi olennainen valinta on hinnoittelumalli. Olemme havainneet, että käyttäjämäärään sidottu hinta voi kasvaa nopeasti toiminnan laajetessa, joten elinkaarikustannus kannattaa arvioida jo vaatimusvaiheessa. Samalla on hyvä päättää, kilpailutetaanko alusta ja sisällöntuotanto yhtenä kokonaisuutena vai eriytetäänkö sisällöntuotanto omaksi hankinnakseen. Juuri nämä valinnat kannattaa kirjata vaatimusmäärittelyyn. Silloin tarjoukset ovat vertailukelpoisia eikä yllätyksiä tule vasta käyttöönotossa.
Aloitamme lähtötilanteen kartoituksella. Käymme läpi nykyisen ratkaisun, sopimukset, kustannukset ja tekniset rajapinnat ja täsmennämme tarpeet yhdessä, yypillisesti parin haastattelun ja muutaman työpajan verran. Kokoamme vaatimukset selkeään vaatimus-exceliin ja hyödynnämme valmiita mallipohjia sekä mahdollisia aiempien hankintojen materiaaleja, mikä säästää työntekijöittesi aikaa itse sisältöön. Ensimmäinen vaihe on kevyt, tyypillisesti muutaman työpäivän kokonaisuus ja sen tuloksena on hyväksytty vaatimusmäärittely sekä perusteltu suositus siitä, miten edetä.
Ennen tarjouspyynnön julkaisua on usein viisasta kartoittaa markkinoita. Se onnistuu kevyesti ilman suoraa toimittajakontaktiakin: analysoimme vaatimuslistaa vasten, mitä ratkaisuja markkinoilla on tarjolla ja millaisilla hinnoittelumalleilla. Näin kilpailutuksen laajuus osataan mitoittaa oikein.
Itse kilpailutuksen viemme läpi tilanteeseen sopivalla tavalla. Kun kyse ei ole julkisesta hankinnasta, ketterä kilpailutus on usein tehokkain: kutsumme muutaman potentiaalisen toimittajan, pisteytämme tarjoukset ja kokoamme suosituksen. Julkisena hankintana etenemme Hilma-ilmoituksella ja avoimella menettelyllä, laadimme tarjouspyynnön liitteineen, vastaamme tarjoajien kysymyksiin yhdessä kanssasi ja valmistelemme hankintapäätöksen perusteluineen.
Järjestelmävaihdoksen kompastuskivi on harvoin itse valinta, useammin se on ennemmin uuteen järjestelmään siirtyminen. Siksi käymme sopimusasiat läpi huolella. Pyydämme valitulta toimittajalta sopimusluonnoksen kaikkine liitteineen, luemme kokonaisuuden läpi ja kommentoimme sen kirjallisesti. Sovittavia asioita ovat muun muassa palvelun haltuunotto, palvelunhallintamalli, vasteajat ja mahdolliset sanktiot sekä GDPR:n edellyttämä tietosuojaliite. Järjestelmähankinnoissa sovelletaan usein IT-alan vakioehtoja, esimerkiksi IT2022:ia tai JIT2025:ia. Kun alustaa vaihdetaan, varmistamme myös, että vanha ja uusi sopimus päättyy ja alkaa oikeassa tahdissa ja että nykyisellä toimittajalla on velvollisuus avustaa siirrossa. Samalla kannattaa jo sopia, miten seuraava vaihdos aikanaan hoidetaan.
Jos organisaatiosi kuuluu hankintalain (1397/2016) piiriin, LMS kilpailutetaan julkisena hankintana silloin, kun palveluhankinnan ennakoitu arvo ylittää kansallisen 60 000 euron kynnysarvon. Tällöin prosessi etenee Hilma-ilmoituksella ja lakisääteisiä määräaikoja noudattaen. Kevyemmässä kilpailutuksessa olemme vapaampia aikataulun ja menettelyn suhteen, mutta hyvät käytännöt – selkeä vaatimusmäärittely, tasapuolinen vertailu ja huolellinen sopimus – pätevät kummassakin. Tunnistamme yhdessä sen, kumpi reitti teitä koskee.
Voimme vetää koko kilpailutuksen puolestanne tai tukea teitä juuri niissä kohdissa, joissa apua tarvitaan. Käytännössä Rubicin konsultti huolehtii projektin vetämisestä, työpajoista, dokumenteista ja aikataulusta, ja teidän projektipäällikkönne hoitaa sisäiset järjestelyt. Isommissa hankkeissa projektille nimetään ohjausryhmä, ja työtä tehdään yhteisessä Teams-työtilassa, johon tapaamiset ja päätökset kirjataan. Työnjaosta sovitaan aina tapauskohtaisesti.
Huolellinen vaatimusmäärittely tuottaa vertailukelpoiset tarjoukset ja varmistaa, että kaikki tarvitsemasi ominaisuudet on hinnoiteltu. Oma henkilöstösi säästyy kilpailutuksen pyörittämisestä ja voi keskittyä omaan työhönsä. Hyvin laadittu sopimus pienentää riskiä siitä, että käyttöönotto takkuaa tai palvelu notkahtaa. Ja koska seuraamme LMS-markkinaa ja tunnemme toimittajat, saat puolueettoman näkemyksen siitä, mikä tarjous on oikeasti hyvä.
Onko edessä LMS:n vaihto tai kilpailutus? Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, mistä kannattaa lähteä liikkeelle.
LMS-vaatimusmäärittely on dokumentti, jossa verkkokoulutusjärjestelmältä odotettu toiminnallisuus kuvataan niin tarkasti, että tarjoukset ovat vertailukelpoisia. Tyypillisesti siinä määritellään käyttäjä- ja oikeushallinta, kurssien ja oppimispolkujen hallinta, suoritusten seuranta ja raportointi, tuki sisältöformaateille kuten SCORM- ja xAPI-standardeille sekä tunnistautuminen, integraatiot, tietosuoja ja saavutettavuus. Rubicissa kokoamme vaatimukset selkeään vaatimus-Exceliin valmiita mallipohjia hyödyntäen, mikä säästää henkilöstösi aikaa.
Kevyenä kilpailutuksena tyypillisesti muutaman kuukauden. Julkisessa hankinnassa lakisääteiset määräajat – tarjousaika, odotusaika ja mahdollinen muutoksenhaku – pidentävät kokonaisuutta jonkin verran.
Kyllä. Kilpailutuksen tarkoitus on antaa perusteltu tieto vaihtoehdoista. Jos nykyinen ratkaisu osoittautuu kilpailukykyiseksi, sen kanssa voi jatkaa, nyt vain aiempaa paremmin perustein.
Ei välttämättä. Alusta ja sisällöntuotanto ovat eri asioita, ja usein on selkeintä eriyttää sisällöntuotanto omaksi hankinnakseen. Ratkaisemme tämän yhdessä osana vaatimusmäärittelyä.
Tärkeintä on arvioida elinkaarikustannus jo vaatimusvaiheessa, ei vain käyttöönoton hintaa. Käyttäjämäärään sidottu hinta voi kasvaa nopeasti toiminnan laajetessa, erityisesti jos koulutuksia tarjotaan myös ulkoisille käyttäjille. Kilpailutuksessa hinnoittelumallit avataan vertailukelpoisiksi, jolloin näet, mitä ratkaisu maksaa organisaatiollesi myös tulevina vuosina – ja varmistat, että kaikki tarvitsemasi ominaisuudet on hinnoiteltu.
Järjestelmävaihdoksen kompastuskivi on harvoin itse valinta – useammin se on siirtymä. Siksi sopimusasiat käydään läpi huolella: palvelun haltuunotto, palvelunhallintamalli, vasteajat, mahdolliset sanktiot ja GDPR:n edellyttämä tietosuojaliite. Varmistamme myös, että vanha ja uusi sopimus päättyvät ja alkavat oikeassa tahdissa ja että nykyisellä toimittajalla on velvollisuus avustaa siirrossa. Näin sisällöt, käyttäjätiedot ja suoritushistoria eivät jää vaihdoksessa katveeseen.
Kyllä. Rubic on riippumaton hankintakonsultti, joka ei edusta tai jälleenmyy mitään LMS-alustaa. Suosituksemme perustuvat vaatimusmäärittelyyn ja tarjousten tasapuoliseen vertailuun, eivät toimittajasuhteisiin. Koska seuraamme LMS-markkinaa ja tunnemme alan toimittajat, saat puolueettoman näkemyksen siitä, mikä tarjous on oikeasti hyvä juuri teidän tarpeisiinne.
Kyllä. Voimme vetää koko kilpailutuksen puolestasi tai tukea vain niissä kohdissa, joissa apua tarvitaan – esimerkiksi vaatimusmäärittelyssä, tarjousten vertailussa tai sopimuksen kommentoinnissa. Tyypillisesti Rubicin konsultti huolehtii projektin vetämisestä, työpajoista, dokumenteista ja aikataulusta, ja teidän projektipäällikkönne hoitaa sisäiset järjestelyt. Työnjaosta sovitaan aina tapauskohtaisesti.
Hinta riippuu kilpailutuksen laajuudesta ja sovitusta työnjaosta. Ensimmäinen vaihe eli vaatimusmäärittely on kevyt, tyypillisesti muutaman työpäivän kokonaisuus, ja sen jälkeen voit päättää jatkosta perustellun suosituksen pohjalta. Ota yhteyttä, niin kartoitamme tarpeet ja annamme kustannusarvion. Konsultin kustannus on tyypillisesti murto-osa siitä riskistä, jonka väärä järjestelmävalinta tai huonosti laadittu sopimus aiheuttaa.
Alla muutamia asiakkaitamme, joiden kanssa olemme jo saaneet tehdä ainutkertaisen muutosmatkan.
HAM Helsingin taidemuseosäätiö sr vastaa Helsingin kaupungin taidemuseotoiminnasta, kaupungin laajasta taidekokoelmasta sekä julkisesta taiteesta. HAM järjestää kotimaisia ja kansainvälisiä näyttelyitä Tennispalatsissa ja tuottaa myös kahden...
Picnic Group on suomalainen ravintola- ja kahvilakonserni, johon kuuluvat ravintolaketju Picnic, laadukkaaseen kahviin ja lounaaseen keskittyvä La Torrefazione sekä elintarvikehankinnan ja logistiikan asiantuntija Europicnic. Konsernin...
Rubic vastasi Kemianteollisuuden IT-palvelukumppanin kilpailutuksesta. Päätös Rubicin palveluiden käyttämisestä perustui va. toimitusjohtaja Panu Räsäsen mukaan sekä vahvaan luottamukseen Rubicia kohtaan että yrityksen hyvään maineeseen. –...
Rubic kilpailutti Fingolle julkisen hankintalain mukaisen IT-kumppanin ja toimii nyt Fingon ulkoistettuna IT-päällikkönä Talosta puuttui oma IT-henkilö ja IT-palvelukokonaisuuden kilpailuttaminenkin oli ajankohtaista ”Yhteistyölle Rubicin kanssa...
