Muista nämä asiat IT-palveluidesi ja sopimustesi hallinnassa

Sopimus palvelintoimittajan kanssa on päättymässä, mutta koska? Verkkoyhteydet pätkivät toistuvasti ja toimittajan asiakaspalveluun ei saa yhteyttä. Mikä olikaan sopimuksen irtisanomisaika?

Joskus on fiksuinta vaihtaa IT-toimittajaa, mutta silloin on hyvä olla perillä nykyisen palvelusopimuksen kestosta ja ehdoista. IT-palveluiden hinnassa voi nimittäin säästää jopa kymmeniä prosentteja, jos tietää mitä vaatia toimittajalta.

Olemme vetäneet asiakkaillemme kymmeniä IT-kilpailutuksia ja käyttöönottoprojekteja. Olemme olleet lisäksi apuna satojen IT-sopimusten katselmoinnissa ja neuvottelussa. Tämän kokemuksen pohjalta kokosimme muutaman kysymyksen, joita kannattaa miettiä ennen asiointia IT-toimittajan kanssa:

  • Microsoft-lisenssien määrä ja tyypit – onko oikeat lisenssit, onko lisenssejä sopiva määrä ja ovatko ne oikean hintaisia?
  • Onko turvasähköposti käytössä niillä työntekijöillä, jotka käsittelevät arkaluontoista materiaalia (HR ja johto)?
  • Onko dokumentit jo siirretty pilveen?
  • Saatko kumppaniltasi apua Microsoftin sovellusten, kuten Teamsin hyödyntämiseen?
  • Onko sopimuksessa huomioitu GDPR ja onhan sopimuksen liitteenä uudet IT2018 ehdot? (pelkkä IT2018 YSE ei riitä)
  • Onko laitehankintoihin sovittu kattava elinkaarimalli laitteiden käyttöönotosta tietoturvalliseen hävittämiseen?
  • Onko kaikissa päätelaitteissa, myös mobiilissa, riittävä tietoturva ja VPN?

Kun IT-toimittajan kanssa on saatu neuvoteltua tarkoituksenmukainen palvelusopimus, täytyy sopimuksen voimassaoloaikaa ja palvelun tason kehittymistä seurata. Tähän hyvä apuväline on Rubicin Palvelusalkku.

Rubicin Palvelusalkku on käytössä usealla yrityksellä ja järjestöllä. Palvelusalkun tavoite on korvata epämääräiset Excel-viritelmät ja tuoda luotettavuutta ja helppoutta sopimusten hallinnointiin. Kaikki IT-sopimukset ja palvelut ovat Palvelusalkun ansiosta seurattavissa yhdellä silmäyksellä.

Tällä hetkellä Palvelusalkku mahdollistaa mm. sopimusten keston ja arvon tarkastelun, palvelun tilan ja muutostarpeiden arvioinnin sekä sopimusten lisäämisen salkkuun helposti löydettäväksi. Palvelusalkkua kehitetään jatkuvasti asiakkailta saadun palautteen perusteella.

Jos olet tyytymätön nykyiseen IT-toimittajaasi tai harkitset IT-toimittajan vaihtoa, niin ole yhteydessä. Autamme mielellämme.

Rubic HR Finland Oy on puolueeton teknologiahankintakonsultti, joka kuuluu Iodata Oy -konserniin yhdessä Fabula Productions Oy:n ja Lanka Creative Oy:n kanssa.