Hankintalain muutokset ovat jo voimassa. Monessa kunnassa, kuntayhtiössä, hyvinvointialueella ja muussa julkisessa organisaatiossa tämä tarkoittaa nyt käytännön arviointia: mitkä nykyisistä ICT- ja järjestelmäpalveluista voivat jatkua nykyisellä mallilla, mitkä edellyttävät uutta järjestelyä ja missä tilanteissa on syytä valmistautua kilpailutukseen.
Tilanne ei ole monelle hankintayksikölle helppo. ICT-palvelut eivät ole irrallisia ostoksia, vaan ne liittyvät arjen palveluihin, tietoturvaan, tiedonhallintaan, käyttäjätukeen, integraatioihin ja toiminnan jatkuvuuteen.
Hyvä uutinen on, että kilpailutukseen ei tarvitse hypätä suoraan. Ensin voidaan selvittää nykytilanne, tunnistaa kriittiset riippuvuudet, rakentaa realistinen aikataulu ja valita hankintamalli, joka turvaa palvelun jatkuvuuden myös muutoksen aikana.
Aloita nykytilasta
Ensimmäinen askel on muodostaa selkeä kuva nykyisistä ICT-palveluista ja sopimuksista. Tämä koskee erityisesti tilanteita, joissa palveluita on hankittu sidosyksiköltä tai nykyinen sopimusmalli on rakentunut pitkän ajan kuluessa useista osista.
Käytännössä kannattaa selvittää ainakin:
- mitä palveluita nykyinen kokonaisuus sisältää
- mitkä palvelut ovat toiminnan kannalta kriittisiä
- milloin nykyiset sopimukset, optiot tai siirtymäajat päättyvät
- mitkä palvelut voidaan kilpailuttaa erillisinä ja mitkä muodostavat toiminnallisen kokonaisuuden
- mitä tietoturva-, tietosuoja-, tiedonhallinta- ja integraatiovaatimuksia hankintaan liittyy
- missä vaiheessa organisaatiolla on realistisesti aikaa valmistella ja toteuttaa kilpailutus
Tässä vaiheessa ei vielä tarvitse tietää lopullista ratkaisua. Tärkeintä on saada näkyviin, millainen kilpailutuspolku on mahdollinen ja missä kohdissa aikatauluun liittyy todellisia päätöspisteitä.
Lokakuu 2026 tuo uusia vaatimuksia
Hankintalain muutoksissa 1.10.2026 on tärkeä päivämäärä. Sen jälkeen julkaistaviin hankintailmoituksiin sovelletaan muun muassa uusia velvoitteita, jotka liittyvät EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen osiin jakamiseen sekä avoimessa menettelyssä saatuun yhteen tarjoukseen.
Hankintalain 75 § korostaa hankinnan osiin jakamista. Jos EU-kynnysarvon ylittävää hankintaa ei jaeta osiin, ratkaisu on perusteltava. ICT-hankinnoissa tämä harkinta on erityisen tärkeää, koska joskus osiin jakaminen lisää kilpailua ja joustavuutta, mutta toisessa tilanteessa se voi heikentää kokonaisvastuuta, vaikeuttaa integraatioiden hallintaa tai kasvattaa palvelunhallinnan riskiä.
Hankintalain 125 § puolestaan tekee yhden tarjouksen tilanteesta entistä merkityksellisemmän avoimessa menettelyssä. Siksi valmistelussa kannattaa varmistaa, että markkina ymmärtää hankinnan, vaatimukset ovat realistisia ja tarjouspyyntö houkuttelee mukaan riittävän määrän sopivia toimittajia.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että markkinavuoropuhelu, hankinnan rajaus ja vaatimusmäärittely eivät ole muodollisuuksia. Ne ovat keinoja vähentää riskiä, että kilpailutus joudutaan uusimaan tai että lopputulos ei vastaa organisaation todellista tarvetta.
Rakenna kilpailutuspolku vaiheittain
Hallittu eteneminen voidaan jakaa viiteen vaiheeseen.
Sopimus- ja palvelukartoitus
Kootaan nykyiset sopimukset, palvelukuvaukset, kustannukset, optiot, riippuvuudet ja kriittiset palvelut yhteen näkymään. Samalla arvioidaan, mihin hankintalain muutos käytännössä vaikuttaa ja missä aikataulussa päätöksiä on tehtävä.
- Jatkuvuuden turvaaminen
Ennen kilpailutuksen käynnistämistä on varmistettava, ettei palveluun synny katkosta. ICT-palveluissa tämä tarkoittaa esimerkiksi käyttäjätuen, tietoturvan, ylläpidon, integraatioiden, käyttöoikeuksien ja tiedon siirrettävyyden huomioimista. Kilpailutuksen aikataulu on rakennettava niin, että mahdollinen toimittajavaihdos tai palvelumallin muutos ehditään toteuttaa hallitusti.
- Markkinavuoropuhelu
Markkinaa kannattaa kuunnella ennen tarjouspyynnön lukitsemista. Hyvin toteutettu markkinavuoropuhelu auttaa selvittämään, millaisia palvelumalleja on tarjolla, miten toimittajat hinnoittelevat kokonaisuuksia, mitkä vaatimukset ovat realistisia ja millainen hankinnan rajaus kiinnostaa tarjoajia.
Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun nykyinen palvelu on pitkään ollut yhden toimijan hoidossa tai organisaation sisäinen ymmärrys vaihtoehtoisista toteutusmalleista on vielä rajallinen.
- Hankinnan rajaus ja vaatimusmäärittely
Kun nykytila ja markkina on ymmärretty, voidaan päättää, mitä kilpailutetaan ja millaisena kokonaisuutena. ICT-hankinnassa vaatimusmäärittelyn kannattaa kuvata ennen kaikkea tavoiteltu palvelu, vastuut, laatutaso, tietoturva, raportointi, jatkuvuus ja yhteistyömalli.
Liian yksityiskohtainen tekninen määrittely voi kaventaa kilpailua turhaan. Liian yleinen määrittely taas voi tuottaa tarjouksia, joita on vaikea vertailla. Tasapaino löytyy yleensä silloin, kun hankintayksikkö kuvaa omat tarpeensa selkeästi mutta antaa toimittajille mahdollisuuden tarjota toimiva toteutustapa.
- Tarjouspyyntö, vertailu ja päätös
Vasta viimeisessä vaiheessa kirjoitetaan varsinainen tarjouspyyntö lopulliseen muotoonsa. Tällöin myös vertailuperusteiden on oltava kunnossa. ICT-hankinnoissa pelkkä hinta harvoin kertoo, mikä ratkaisu on organisaatiolle paras. Vertailussa kannattaa huomioida esimerkiksi palvelun laatu, tietoturva, projektin läpivienti, asiantuntijoiden osaaminen, jatkuvuus, raportointi ja kehityskyky.
Hyvä tarjouspyyntö tekee tarjoamisesta helppoa ja vertailusta läpinäkyvää. Se myös vähentää tulkintaeroja, täsmennystarpeita ja muutoksenhaun riskiä.
Kilpailutus voi myös vahvistaa omaa neuvotteluasemaa
Kaikki kilpailutuspolut eivät johda samanlaiseen lopputulokseen. Joskus paras ratkaisu on kilpailuttaa kokonaan uusi palvelumalli. Joskus nykyinen kokonaisuus kannattaa jakaa hallitusti osiin. Joskus markkinavuoropuhelu auttaa huomaamaan, että nykyistä palvelua vastaava kokonaisuus voidaan hankkia markkinoilta aiempaa paremmilla ehdoilla.
Hyvin valmisteltu kilpailutus on tapa vahvistaa hankintayksikön omaa neuvotteluasemaa. Kun organisaatio tuntee nykyiset kustannukset, palvelusisällöt, markkinavaihtoehdot ja omat kriittiset vaatimuksensa, se pystyy tekemään päätöksiä rauhallisemmin ja perustellummin.
Rubic auttaa ICT-kilpailutuspolun rakentamisessa
Rubic on erikoistunut ICT- ja järjestelmähankintoihin. Autamme julkisia organisaatioita rakentamaan kilpailutuspolun, jossa hankintalain vaatimukset, palvelun jatkuvuus ja käytännön ICT-osaaminen kulkevat yhdessä.
Voimme auttaa esimerkiksi:
- nykyisten ICT-sopimusten ja palvelukokonaisuuksien arvioinnissa
- kilpailutustarpeen ja aikataulun määrittelyssä
- markkinavuoropuhelun suunnittelussa ja toteutuksessa
- hankinnan osiin jakamisen tai jakamatta jättämisen perustelussa
- vaatimusmäärittelyn ja tarjouspyyntöasiakirjojen laatimisessa
- vertailuperusteiden ja arviointimallin rakentamisessa
- tarjousten arvioinnissa
- hankintaprojektin läpiviennissä ja käyttöönoton valmistelussa
Tavoitteena ei ole tehdä kilpailutuksesta raskaampaa kuin sen tarvitsee olla. Tavoitteena on varmistaa, että hankintayksikkö pääsee eteenpäin hallitusti, saa vertailukelpoisia tarjouksia ja pystyy valitsemaan ratkaisun, joka kestää sekä käytännössä että hankintalain näkökulmasta.
Jos organisaationne ICT-palvelut, järjestelmät tai sidosyksikkösopimukset ovat nyt arvioitavana, autamme mielellämme hahmottamaan seuraavat askeleet.
Ota yhteyttä Rubiciin, niin rakennetaan teille selkeä kilpailutuspolku nykytilasta päätökseen ja käyttöönottoon.
Tutustu myös palveluihimme:
Julkiset hankinnat
IT-kilpailutukset ja -selvitykset
Järjestelmähankinnat ja -projektit