Kokosimme hieman ajatuksia siitä, miksi tarpeellinenkaan IT- tai järjestelmähankinta ei aina meinaa edetä. Samalla pyrimme kirjaamaan konkreettisia toimia, joilla etenemistä voisi vauhdittaa – ja mitä apuja hankintakonsultti voisi tilanteeseen tuoda.
Päätöksenteon ongelmat
Voi olla epäselvää, kenellä on laajasti käytössä olevan järjestelmän omistajuus ja kuka ottaisi vastuun hankinnan viemisestä maaliin. Yhtä lailla hankintapäätökseen vaikuttavia tahoja voi olla useita ja kaikkia kuunnellessa päätökset syntyvät kivuliaasti, hitaasti tai eivät lainkaan.
Päätöksiä saatetaan myös hankinnan haasteiden vuoksi lykätä. Erilaiset epäonnistumisen mahdollisuudet pelottavat, muutoksen läpivienti vaatii rohkeutta ja tuntemattomat kustannukset arveluttavat.
Hankintaan ryhtymistä saattaa myös pidättää se, ettei lopullinen tarve ole vielä kirkastunut kunnolla. Ehkä liiketoiminta ja IT näkevät tarpeet eri tavalla tai eivät ymmärrä toistensa kieltä.
Hankintaa voi myös jarruttaa täydellisyyden tavoittelu. Organisaation keskelle nostettu toiveiden tynnyri on ehtinyt täyttyä ääriään myöten ja puheissa kuuluu usein viittaus ”uuteen järjestelmään”. Täydellisen ratkaisun löytäminen voi halvaannuttaa hakuprosessin alkuunsa.
- Nimetään yksi hankinnan omistaja, jolla on riittävä mandaatti
- Määritellään etukäteen: kuka valmistelee, kuka päättää, ketä kuullaan
- Rajataan päätöspisteet, vältetään jatkuvaa vatvomista
-> Hankintakonsultti auttaa rakentamaan selkeän päätösmallin ja aikataulun, pitää prosessin liikkeessä ja nostaa viivytykset näkyviksi sekä toimii “projektimoottorina”, joka ei katoa muiden töiden alle.
Resurssi- ja osaamispuutteet
IT-palvelujen ostamisen osaaminen voi myös toimia jarruna. On ehkä tavattu toimittajia, mutta ymmärretty nopeasti, miten hankalasti keskenään vertailtavia toimittajien palvelut ovat. Tarjouspyyntöä on vaikea kirjoittaa, kun toimialan teknologiat, palvelumallit, sopimukset ja hinnoittelu eivät ole tuttuja.
On myös mahdollista, että avainhenkilöt ovat mukana useissa projekteissa tai tehtäväkenttänsä on niin laaja, ettei heiltä tahdo liietä aikaa määrittelyihin tai kilpailutukseen.
Organisaatiolta voi myös puuttua kykyä arvioida vaihtoehtoja tai toimittajien tarjouksia.
- Siirrytään täydellisestä määrittelystä riittävän hyvään
- Keskitytään tuloksiin, ei teknisiin yksityiskohtiin
- Hyödynnetään markkinavuoropuhelua ymmärryksen kasvattamiseen
-> Hankintakonsultti auttaa muotoilemaan toiminnalliset ja kaupalliset vaatimukset, tunnistaa, mitkä vaatimukset oikeasti erottelevat toimittajia ja hillitsee “kaikki mukaan varmuuden vuoksi” -ajattelua. Kokeneelle konsultille epätäydellinen tieto on normaali lähtötila.
Taloudelliset syyt
Hankinnan estää myös tehokkaasti puuttuva tai kohdentamaton budjetti. Rahaa ei ole riittävän selvästi korvamerkitty ja se on saattanut jo valua muihin tarpeisiin.
Hankinta voi myös jäädä tekemättä, jos keskitytään vain hankintahintaan eikä tarkastella saavutettavia hyötyjä. Toisaalta liiketoimintahyötyjä voi olla vaikea todentaa tai perustelut ovat vielä ontuvia.
- Tunnistetaan kokonaiskustannukset (TCO), ei vain hintaa
- Rakennetaan muutama realistinen skenaario
- Sidotaan kustannukset päätöksenteon kannalta oleellisiin hyötyihin
-> Hankintakonsultti auttaa hinnoittelumallien vertailussa, tuo markkinatason hintanäkemystä ja tunnistaa piilokustannukset ja riskit sopimuksissa. mikä lievittää yllätysriskiä.
Organisaatiokulttuuri ja muutosvastarinta
Status quota voidaan suosia eri syistä. Nykyinen ratkaisu voi olla huono, mutta ainakin se on tuttu. Henkilöstö saattaa myös pelätä roolien muuttumista, osaamisen vanhenemista tai vallan menetystä.
Myös vanhat epäonnistuneet IT-hankkeet varjostavat uusia aloitteita.
- Pilkotaan hanke vaiheisiin
- Mahdollistetaan kokeilu tai vaiheittainen käyttöönotto
- Otetaan kriittiset henkilöt mukaan ajoissa
->Hankintakonsultti ehdottaa joustavia sopimus- ja hankintamalleja, toimii neutraalina osapuolena sisäisissäjännitteissä ja toimittajaneuvotteluissa ja tuo esimerkkejä siitä, miten vastaavat riskit on ratkaistu muualla.
Hankintaprosessiin liittyvät haasteet
Erityisesti julkisella sektorilla hitaaksi ja byrokraattiseksi koettuun hankintaprosessiin ryhtymistä saatetaan siirtää tai jäädään valmistelukierteeseen, koska ”väärä päätös” voisi olla kohtalokas.
Myös tuntematon markkina voi tuntua ylivoimaiselta kahlata läpi.
- Valitaan tarkoituksenmukainen menettely ja toimittajien lukumäärä
- Hyödynnetään markkinavuoropuhelua ja vaiheistusta
- Pidetään dokumentaatio tarkoituksenmukaisena
-> Hankintakonsultti tuntee ennestään toimittajakenttää, huomioi tarvittaessa julkisen sääntelyn ja sen joustot, pitää prosessin juridisesti kestävänä mutta kevyenä ja varmistaa, että kilpailutus etenee aikataulussa.
Tekninen ympäristö
Myös organisaation kriittiset legacy-järjestelmät, jo rakennetut integraatiot tai tekninen velka voivat hidastaa hankintapäätöksiä tai ei uskalleta edetä ennen kuin kaikki tekniset riippuvuudet on täysin selvitetty.
- Kuunnellaan toimittajia ja sparrataan ulkopuolisen kanssa
-> IT:hen erikoistunut hankintakonsultti pystyy sparraamaan hankintaa usein myös teknisissä kysymyksissä, vaikka varsinainen tekninen osaaminen onkin toimittajilla.
Ota yhteyttä, jos IT- tai järjestelmähankintasi ei jostain syystä etene ja kaipaat sparrausta hankintaprojektin alkuun saattamisessa!