Arkistointi on ollut monesti asia, joka hoidetaan ”sitten joskus”. Aineistoa syntyy järjestelmässä, elää siellä vuosia, ja jossain vaiheessa joku miettii, mitä sille pitäisi tehdä.
Mikä muuttui
Uusi arkistointilaki (529/2026) tuli voimaan 1.7.2026 ja kumosi vuoden 1994 arkistolain kokonaan. Samalla muutettiin tiedonhallintalakia. Muutoksen ydin on periaatteellinen: arkistointi on suunniteltava osana tiedonhallintaa, ei siitä erillisenä toimintona. Käytännössä tämä siirtää painopisteen arkistoväeltä sinne, missä tieto syntyy eli järjestelmiin, prosesseihin ja hankintoihin.
Arkistointi on osa tiedonhallintaa. Laki edellyttää, että organisaatio suunnittelee arkistoinnin osana tiedonhallintaansa ja muodostaa tietoaineistonsa siten, että niiden säilyvyys ja käytettävyys voidaan varmistaa. Kyse on nyt enemmän siitä, miten tieto syntyy, kuin mitä sille lopuksi tehdään.
Kohde laajeni. Aiemmin puhuttiin asiakirjoista. Nyt puhutaan asiakirjoista ja tietoaineistoista. Rekisterit, tietokannat ja rakenteinen data ovat mukana ihan yhtä lailla.
Arkistonmuodostussuunnitelma poistui lainsäädännöstä. Suunnitteluväline on jatkossa tiedonhallintamalli tai erillinen arkistointisuunnitelma. Tämä ei tarkoita, että olemassa oleva AMS pitäisi heittää pois, lakisääteinen velvoite täytetään jatkossa vain muualla.
Järjestelmille tuli suora vaatimus. Arkistoitavien aineistojen ja niiden metatietojen on oltava käytettävissä, todistusvoimaisia ja ymmärrettäviä. Aineistoja on ylläpidettävä sellaisissa tietojärjestelmissä ja tiloissa, joissa saatavuus ja turvallisuus voidaan varmistaa.
Viimeinen kohta tuo asian IT- ja talousjohdon pöydälle. Moni järjestelmä tarjoaa arkistointitoiminnon, joka käytännössä vain piilottaa tiedon näkymästä, mikä ei sellaisenaan täytä yhtäkään kolmesta vaatimuksesta.
Toinen puoli: mitä ei saa säilyttää
Muutos ei koske vain säilyttämistä. Tiedonhallintalain mukaan säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla. Jos säilytysajasta ei ole säädetty laissa, organisaation on määritettävä se itse ja otettava huomioon muun muassa aineiston tarpeellisuus toiminnassa, oikeusturvan toteutuminen sekä vahingonkorvaus- ja rikosoikeudelliset vanhentumisajat.
Tässä on käytännön pulma, jonka me Rubicissa näemme usein. Kun ei tiedetä mitä pitää säilyttää ja kuinka kauan, säilytetään varmuuden vuoksi kaikki. Ja kun aineistoa lopulta yritetään hävittää, järjestelmän sisäiset riippuvuudet estävät sen. Lopputulos on ylisäilytystä, joka on samaan aikaan tietosuojariski, tietoturvariski ja kustannustekijä.
Mitä kannattaa tehdä ja milloin
Tarkista, että säilytysajat on määritetty kaikille tietoaineistoille ja että määrittelyn perusteet on dokumentoitu
-> Jatkuva velvoite, kannattaa aloittaa nyt.
Selvitä vastuut. Kunnissa ja hyvinvointialueilla keskeiset tehtävät kuuluvat tiedonhallintayksikölle
-> Ennen seuraavaa kilpailutusta.
Kartoita järjestelmät: pystyykö niissä merkitsemään elinkaaren vaiheen, seuraamaan säilytysaikaa, tuottamaan metatiedot ja hävittämään tiedon todennettavasti
-> Ennen seuraavaa kilpailutusta.
Päivitä ohjeiden ja sopimusten terminologia: arkistonmuodostaja, arkistotoimi, pysyvästi säilytettävä ja arkistonmuodostussuunnitelma ovat poistuneet laista
-> Seuraavan päivityskierroksen yhteydessä.
Ota arkistointivaatimukset mukaan vaatimusmäärittelyyn heti, kun seuraava järjestelmähankinta käynnistyy
-> Heti
Julkisilla organisaatioilla ja yksityisillä toimijoilla tehtävissä, joissa ne käyttävät julkista valtaa, on 18 kk lain voimaantulosta aikaa – 1.1.2028 asti – saattaa tiedonhallintamallinsa sisältö uuden lain sanamuodon mukaiseksi.
Miksi tämä kannattaa huomioida hankinnoissa
Arkistointivaatimusten jälkiasennus valmiiseen järjestelmään on kallista ja usein mahdotonta. Metatietoja ei voi tuottaa takautuvasti, jos alkuperätieto on jo menetetty. Riippuvuuksia ei voi purkaa jälkikäteen ilman, että jotain muuta rikkoutuu. Vaatimusmäärittelyyn nämä asiat mahtuvat pienellä vaivalla.