Webinaaritrilogian toisessa osassa käsittelimme jäsenrekisteri-järjestelmien tulevisuutta Avoinen Antti Peisan ja Kehätiedon Henrik Stürmerin kanssa. Tässä toimittajien kolme vinkkiä vinkkiä jäsenrekisterijärjestelmää hankkivalle tai uusivalle organisaatiolle.
Avoinen kolme vinkkiä
1. Varmista perusprosessi
Uuden järjestelmän on luontevasti taivuttava oleelliseen. Vaaditut integraatiot, laskutus ja raportointi ovat usein teemoja, joissa ei voida kauheasti joustaa ja kannattaakin varmistaa, että tuleva järjestelmä täyttää jo useimmat näistä tarpeista valmiiksi – tai on helposti niihin mukautettavissa. On myös hirveän tärkeää ymmärtää, mitkä prosesseista on aidosti sellaisia, joissa ei voida joustaa ja joita ei missään nimessä haluta muuttaa. Lopulta niitä on aika vähän ja täten järjestelmän valinta näiltä osin helpottuu.
2. Uskalla uudistautua
Oikeastaan ensimmäisen kohdan vastakohta! Isoin sudenkuoppa järjestelmäuudistuksissa on, että lähdetään tekemään edellisen kanssa identtistä järjestelmää. Rekisteriprojektit ovat harvinaisia ja usein isoja projekteja – organisaation kannattaakin haastaa omat toimintamallinsa. Moni prosessi on mahdollista ja kannattaa suoraviivaistaa juuri tässä kohtaa.
3. Katso tulevaisuuteen
Mihin suuntaan organisaatiota halutaan kehittää? Millaisia tarpeita on jo tiedossa ja millaisia vasta arvuutellaan? Analytiikkaa? Uusia verkkopalveluita jäsenille? Mobiilisovellusta? On turha kuvitella, että rekisteritoimittaja olisi paras kaikessa siinä, mitä järjestö tulee digitaalisessa maailmassa tarjoamaan. Jäsenrekisteri on kuitenkin usein kaiken toiminnan keskiössä, joten rekisterin helppo ja joustava integroitavuus on avainasemassa varmistuessa, että rekisteri ei laita jarruja järjestön toiminnan kehittämiselle.
Tuotantopäällikkö Antti Peisa, Avoine.
Kehätiedon kolme vinkkiä
1. Valitse sparraava kumppani
Jäsenrekisterijärjestelmän toimittamisen lisäksi hyvä kumppani kehittää järjestön toimintaa tuomalla esiin parhaita käytäntöjä ja aiemmista toimituksista saadun kokemuksen perusteella tarvittaessa haastaa organisaation miettimään uudestaan prosessejaan ja toimintatapojaan. Onnistunut hanke ei ole vain järjestelmähankinta ja käyttöönottoprojekti, vaan jatkuvan kehityksen prosessi.
2. Tuota järjestösi tarpeisiin vastaava kokonaisuus
Jokaisella järjestöllä on oma, uniikki toimintamuotonsa, joka tarvitsee parhaan ja sopivimman kokonaisratkaisun. Tästä syystä on tärkeää ymmärtää jäsenistön ja järjestön tarpeet sekä tavoitteet yksilöllisesti ja tuottaa näihin tarpeisiin vastaava kokonaisuus. Ratkaisu saattaa edellyttää useiden tietojärjestelmien yhteen saattamista, joka mahdollistaa oikean tiedon hyödyntämisen, oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Varmista myös, että palvelujen edelleen kehittäminen on joustavaa järjestösi toiminnan kehittyessä.
3. Priorisoi, vaiheista ja resursoi
Tunnista uudistuksen kannalta oleelliset asiat ja aseta ne työlistan kärkeen. Vie muut tunnistetut tarpeet ns. kehityskoriin josta on helppo valita seuraavissa vaiheissa tuotettavia ominaisuuksia. Ole realistinen organisaatiosi resurssien suhteen ja määritä yhdessä toimittajan kanssa projektille selkeät vaiheet ja aikataulutus. Panosta jatkuvan kehityksen malliin – näin pidät järjestelmän ajantasaisena koko sen pitkän elinkaaren ajan.
Kehityspäällikkö Henrik Stürmer, Kehätieto
