04 joulu
Huomioi ainakin nämä asiat uuden LMS-järjestelmän hankinnassa
Avainsanat: Etäoppiminen, etätyö, järjestelmäarki, järjestelmäkonsultointi

Yleistynyt etätyöskentely on kiihdyttänyt etäoppimisen ja –koulutuksen mahdollistavien ohjelmistojen ja järjestelmien kysyntää. Kokosimme muutamia asioita, joita sähköisen oppimisalustan (LMS-järjestelmä, Learning Management System) hankintaa suunnittelevien kannattaa huomioida.  

Tarjolla on erilaisia ratkaisuja, joiden välillä voi olla suuriakin eroja. Useat LMS-järjestelmät mahdollistavat oppimateriaalien julkaisun ja hallinnan, sekä erilaisten vuorovaikutteisten verkkokurssien tarjoamisen ja suoritusten seuraamisen. Erot näiden toiminnallisuuksien tasoissa järjestelmien välillä saattavat kuitenkin merkittävästi poiketa toisistaan. Järjestelmät usein myös mahdollistavat erilaisia tapoja mukauttaa tai räätälöidä toimintoja organisaation koulutustarpeita vastaaviksi. 

Kuten kaikissa järjestelmähankinnoissa, niin myös LMS-järjestelmien hankinnassa kannattaa lähteä liikkeelle tavoitteiden asettamisesta. Ensin on hyvä pohtia hankinnan tarvetta, laajuutta ja eri skenaariovaihtoehtoja.  

Selvitä koulutuksen tavoitteet ja toteutustavat: verkon yli tapahtuva oppiminen, lähiopetus vai hybridimalli? 

Koulutusta kannattaa ajatella laajana kokonaisuutena, jossa on hyvä huomioida toteutustavat nyt vallitsevassa tilanteessa sekä ennakoida tulevaisuuden tarvetta.  

Vallitseva koronatilanne ja sen aiheuttamat työskentelytapojen ja toimintamallien muutokset ovat vauhdittaneet muutosta myös verkon yli tapahtuvassa koulutuksessa ja opiskelussaUusien ratkaisujen etsiminen vastaamaan nopeasti muuttunutta tarvetta voi tuntua haastavalta. On otettava nopeasti ja paljon uusia asioita haltuun, selkeytettävä tavoite ja kuvattava tarve tarkasti.  

Akuutti tilanne on ratkaistava, mutta on hyvä myös pysähtyä miettimään, minkälaisia tavoitteita organisaatiolla on jatkossa verkon yli tapahtuvalle opetukselle.  

Tarvemäärittelyssä on hyvä miettiä, onko organisaatiolla tarvetta ensisijaisesti yksittäisille verkkokursseille vai laajoille oppimisympäristöille ja oppimiskokonaisuuksille. Onko tarve siirtää jo olemassa olevat verkkokurssit uudelle alustalle tai tulevaisuudessa siirtää kurssit pois alustalta? Onko vuorovaikutuksen tarkoitus olla reaaliaikaista, isolle massalle yhtä aikaa tapahtuvaa, pienryhmätoimintaa vai yksilöllistä ohjausta? Kenelle opetus järjestetään, omalle henkilöstölle vai organisaation ulkopuolisille? Peritäänkö koulutuksesta maksua? Entä kuka tuottaa koulutuksessa tarvittavat sisällöt? Mitä kyvykkyyksiä omalla organisaatiolla on, vai tarvitaanko tähän apua? 

On myös hyvä pohtia, minkälaisia teknisiä vaatimuksia oppimiselle asetetaan. Esimerkiksi minkälaisia laitteita opiskelijoilla on käytettävissä, mitkä ovat oppijoiden digivalmiudet ja mikä on mahdollinen tarvittavan teknisen tuen määrä. Teknisesti tulee myös huomioida alustan tietoturva– ja tietosuoja-asiat sekä kehityssuunnitelmat.  

Tarkastele järjestelmiä kokonaisuutena ja tutustu markkinoilla oleviin vaihtoehtoihin 

Hankinnan suunnittelu kannattaa aloittaa kartoittamalla jo käytössä olevia järjestelmiä ja niiden elinkaarta, sekä rajapinta ja integrointimahdollisuuksia. Yhteensopivuus jo olemassa olevien tai uudistettavien järjestelmien kanssa helpottaa ennakoimaan hankkeen budjettia sekä käyttöönottoprojektin sujuvuutta. Tässä vaiheessa saattaakin olla hyvä tarkastella käytössä olevien järjestelmien elinkaarta esimerkiksi digiauditoinnin avulla.  

LMS-järjestelmien markkinoilla on paljon erilaisia toimijoita. Osalla on valmiin teknologian päälle tehty alusta, osalla erikseen koodattu oma valmis tuote tai tuoteperhe, tai valmius toteuttaa asiakkaan yksilöllisiä tarpeita varten täysin räätälöity, oma ratkaisu. Kullakin toimittajalla on oma hinnoittelu- ja toimintamallinsa esimerkiksi päivitysten, käyttäjätuen ja elinkaaren suhteen.  

Koska LMS-järjestelmien hinnoittelumalleja on monia, kannattaa näkemys itselle sopivimmasta mallista kirkastaa selkeiden tavoitteiden ja yksityiskohtaisten määrittelyjen avulla. Onnistunut vaatimusmäärittely varmistaa, että kilpailutuksen avulla hankittava koulutusalustaratkaisu: 

  • Sisältää verkkokursseille asetetut keskeisimmät toiminnallisuudet 
  • On käyttäjäystävällinen  
  • Mahdollistaa toivotunlaisen käyttäjähallinnan  
  • Sisältää tarvittavan määrän tukea  
  • On tietoturvallinen ja toimii luotettavasti

Jos tarvitset apua tai neuvoja sopivan järjestelmän kartoittamiseksi, ota yhteyttä. Autamme mielellämme. 

Rubic