Myös järjestöt ja liitot joutuvat tekemään julkisia kilpailutuksia – huomioi ainakin nämä asiat tarjouspyyntöä tehdessä

Helsingin Sanomat kirjoitti 11.4., kuinka jopa joka kolmanteen julkiseen kilpailutukseen ei tule tarjouksia lainkaan ja yli puoleen kilpailutuksista tulee enintään kaksi tarjousta. Tieto perustuu Valtion taloudellisen tutkimuskeskuksen ja Aalto-yliopiston tuoreeseen tutkimukseen.

Järjestöt ja liitot joutuvat järjestämään julkisen kilpailutuksen, jos ne ovat saaneet hankintaa varten valtiolta, kunnalta, seurakunnalta, valtion liikelaitokselta tai muulta julkisoikeudelliselta laitokselta tukea yli puolet hankinnan arvosta.

Tutkimuksen tulokset aiheuttavat huolta.

Jos kilpailutukseen ei tule tarjouksia, ei silloin muodostu riittävää kilpailua, joka nostaisi hankinnan laatua. Lopputuloksena on hankinta, joka ei palvele tarkoitustaan ja tutkimuksen mukaan myös korkeampi hankintahinta.

Maksajana on palvelun loppukäyttäjät, eli veronmaksajat tai järjestöjen ja liittojen kohdalla jäsenet.

Rubicin hankinta- ja kilpailutusasiantuntijat listasivat muutamia neuvoja, joilla julkisissa kilpailutuksissa onnistuu todennäköisemmin.

Huolellinen käyttäjäymmärrys ja tarvemäärittely

Hankintayksikön ei kannata lähteä kilpailutusprosessiin, ennen kuin se on kirkastanut itselleen hankinnan tosiasiallisen tarpeen. Hyvät kilpailutusasiakirjat voidaan laatia vasta, kun tarvemäärittely on tehty huolellisesti.

Julkisissa kilpailutuksissa tarvemäärittely korostuu, sillä hankintayksikkö on velvollinen tekemään lopullisen hankintasopimuksen samoin ehdoin kuin mitä tarjouspyynnössä on esitetty. Huolimattomasti tehdyllä tarvemäärittelyllä hankkija ajaa itsensä vaikeaan asemaan.

Markkinakartoitus ja markkinatuntemus

Hyvän tarjouspyynnön laatiminen edellyttää hyvää markkinatuntemusta. Hankintayksikön täytyy tietää, mitkä toimittajat pystyvät tarjoamaan haluttua palvelua halutulla hinnalla.

Lisäksi toimittajat erikoistuvat tiettyihin teknologioihin ja työtapoihin, ja työn laadussa on eroja. Hankintayksikkö voi säästää merkittävästi työaikaa ja rahaa ulkoistamalla markkinakartoituksen toimialan hyvin tuntevalle asiantuntijalle.

Toimittajatapaamiset hyvissä ajoin

Osana markkinakartoitusta kannattaa tavata potentiaalisia toimittajia ja selvittää heille hankinnan yksityiskohdat ja tarpeet mahdollisimman hyvin ja mahdollisimman hyvissä ajoin. Toimittajatapaamisissa voidaan kysyä toimittajien näkemyksiä toteutustavasta ja saada yksityiskohtaisempi kuva heidän osaamisestaan ja referensseistään.

Toimittajatapaamisiin voi suhtautua vähän kuin työhaastatteluihin. Hankinnan onnistumisen kannalta voi olla hyvinkin tärkeää, että hankkijan ja toimittajan välinen henkilökemia toimii. Tapaamisissa voi testata, onko toimittaja hyvä tyyppi, jonka kanssa jaksaa tehdä töitä.

Kattohinta tai tarjoajille koituvien kustannusten tarkka suunnittelu

VATT:n tutkimuksessa suositellaan käytettäväksi kattohintaa tai muuten tehdä tarjoajalle helpoksi arvioida tarjouksen hinta ja kulut. Huolimaton suunnittelu voi aiheuttaa kustannusten hallitsemattoman kasvun hankinnan toteutus- ja käyttöönottovaiheessa.

Minimilaatuvaatimukset tai jälkikäteissanktiot

VATT:n tutkimus osoittaa, että laatupisteitä painottavat tarjouspyynnöt houkuttelevat usein vähemmän tarjoajia. Laatukriteerit koetaan vaikeiksi ymmärtää ja kokematon ostaja voi päätyä ostamaan huonoa laatua, koska laatukriteerit on kirjattu tarjouspyyntöön epämääräisesti.

Yksi tutkimuksen esittämä vaihtoehto on sisällyttää tarjouspyyntöön minimilaatuvaatimuksia tai jälkikäteissanktioita. Tarjouspyyntöä tehdessä kannattaakin miettiä huolellisesti, miten laatuvaatimukset määritellään.  

 

Rubic HR Finland Oy on puolueeton teknologiahankintakonsultti, joka kuuluu Iodata Oy -konserniin yhdessä Fabula Productions Oy:n ja Lanka Creative Oy:n kanssa.