Mieli ry:n viestintäpäällikkö Kirsi Maunula kertoo, miten Rubic auttoi Suomen suurinta mielenterveysjärjestöä verkkopalveluidensa uudistuksen määrittelyssä ja kilpailutuksessa tehokkaasti ja lainmukaisesti.
Uudistuksen taustalla tekninen tarve ja kehittämishalu
Mieli ry on asiantuntija- ja vaikuttamisjärjestö, joka edistää mielenterveyttä, ehkäisee mielenterveysongelmia ja tarjoaa kriisiapua. Järjestön laajaa toimintaa tukee useiden verkkosivustojen ja julkaisualustojen kokonaisuus.
“Jäsenyhdistysten käyttämä julkaisualusta oli teknisesti vanhentunut ja eriytynyt muusta verkkokokonaisuudestamme. Uudistus oli välttämätön, ja samalla päätimme kilpailuttaa myös muiden sivustojen ylläpidon,” kertoo viestintäpäällikkö Kirsi Maunula.
Koska kyseessä oli julkinen hankinta, Mieli ry toteutti kilpailutuksen Hilma-järjestelmässä. Halusimme varmistaa siinäkin vaiheessa, että kaikki tehdään lain ja ohjeiden mukaisesti. Siinä Rubicin asiantuntemus oli ratkaiseva.” toteaa Maunula.
Luottamus ja kokemus toivat varmuutta
Kilpailutuskonsultiksi valikoitui tarjousten perusteella Rubic. Rubic oli Mieli ry:lle entuudestaan tuttu yhteistyökumppani, joka oli aiemmin toiminut konsulttina ja tukena useissa verkkopalvelu- ja järjestelmähankkeissa.
“Tiesimme, että Rubic tuntee meidän talomme, verkkopalvelut ja toimintaympäristön. Se toi heti varmuutta ja säästi paljon aikaa, kun ei tarvinnut aloittaa tyhjästä.
Asiantuntevaa sparrausta kilpailutuksen kaikkiin vaiheisiin
Rubic auttoi kilpailutuksen suunnittelussa ja läpiviennissä – tarjouspyynnön laadinnasta neuvottelumenettelyn yksityiskohtiin.
“Erityisesti tarjouspyynnön sisältö ja vaatimusmäärittely hyötyivät Rubicin sparrauksesta. He auttoivat jäsentämään, millaista verkkopalvelua oikeasti tarvitaan ja miten se kannattaa kuvata tarjoajille ymmärrettävästi ja täsmällisesti.
“Hilma-järjestelmä on monimutkainen, ja sen käytössä tapahtuu jatkuvasti muutoksia. Mikolla oli aina ajantasaisin tieto. Ilman Rubicia olisimme käyttäneet paljon enemmän aikaa selvittelyyn.
Tuloksena sujuva hankinta ja oikea kumppani
Kilpailutus sujui suunnitellusti ja Mieli ry sai valittua kumppanin, joka vastasi sen teknisiin ja sisällöllisiin tarpeisiin.
“Ilman muuta suosittelen Rubicia vastaavanlaisiin projekteihin – erityisesti järjestöille ja muille toimijoille, joille julkinen kilpailutus on osa arkea. Rubic tuntee järjestökentän, ymmärtää hankintalain vaatimukset ja osaa katsoa asioita myös tarjoajan näkökulmasta” tiivistää Kirsi Maunula kokemustaan yhteistyöstä.
