Ketterä kilpailutus voi olla yksi ratkaisu julkisten tietojärjestelmähankintojen hankaluuksiin, mutta huomioi hankinnan suunnittelussa ainakin nämä asiat

Ylhäältä päin kuvattu kuva työpöydästä, jolla tietokoneita, puhelimia, kahvikuppi ja toimistotyövälineitä

Helsingin Sanomat uutisoi elokuussa, että useat IT-järjestelmät ovat käyttöönottohetkellä jo vanhentuneita. Asia kävi ilmi Aapo Kosken tuoreessa väitöstutkimuksessa. 

Tutkimuksen mukaan vanhentuminen johtuu muun muassa hankintalain vaatimuksista. Hankintaprosessi kestää usein niin kauan, että sinä aikana teknologia on jo ehtinyt kehittyä ja järjestelmän käyttötarvekin on voinut ehtiä muuttua. 

Aapo Koski sanookin HS:n haastattelussa, että hankintalain ei pitäisi sallia suuria kertatilauksia, joissa työ valmistuu vasta useiden vuosien kuluttua. 

Rubicin julkisten hankintojen asiantuntija, Senior Advisor Mikko Roslakka tunnistaa artikkelissa esitetyt ongelmat ja jakaa Kosken huolen. “Usein hankinnan kohde vaatii organisaation sisällä monen eri osaston osallistamista ja huomioimista. Jo pelkkään hankintamateriaalin julkaisua edeltävään hyväksymiskierrokseen voi kulua viikkoja, mikä pidentää hankintaprosessin kestoa”, Roslakka toteaa.  

“Lisäksi hankinnan tarkka määrittely sitovan hinnan antamiseksi vaatii paljon työtä ja aikaa, jolloin voidaan olla tilanteessa, että hankintatarve on jo ehtinyt muuttua alkuperäisestä”. 

Miten saada kilpailutuksiin hyviä tarjoajia? 

Julkisten hankintojen hankaluus on noussut esiin muissakin yhteyksissä. Keväällä Valtion taloudellisen tutkimuskeskuksen tutkimus osoitti, kuinka vähän julkisiin kilpailutuksiin tulee tarjouksia.  

Usein jo tarjouspyyntöön vastaaminen sitoo tarjoajalta paljon resursseja. On lisäksi riski siitä, että laadukas ja hyvin tarjottu projekti ei voita, koska hinta on usein painavin vertailuperuste ja määrittää voittavan tarjouksen ”, Roslakka sanoo.  

“Tulisi löytää keino, jolla tilaajaorganisaatiossa voidaan nykyistä paremmin elää epävarmuuden kanssa. Määrittelyt hankintavaiheessa tulisi usein jättää riittävän yleiselle tasolle, jotta tarjoaja pystyy toteutusvaiheessa reagoimaan mahdollisiin muutoksiin. Myös erilaisilla tavoite- tai kattohintamalleilla voidaan lisätä joustavuutta ja jakaa riskiä tasaisemmin tarjoajan ja tilaajan kesken”, Roslakka jatkaa. 

Rubicin Senior Advisor Mikko Roslakka katsoo oikealle
Rubicin Senior Advisor Mikko Roslakka

Ketterät menetelmät tuovat joustavuutta 

Rubicin Senior Advisor Mikko Roslakka suosii omissa kilpailutusprojekteissaan yleensä ketteriä hankintamenetelmiä. “Nykyisin käyttöönotto- ja järjestelmäkehitysprojekteissa sovelletaan pääsääntöisesti ketteriä menetelmiä. Perinteinen vesiputousmalli, jossa määritellään etukäteen mahdollisimman tarkasti käyttötapaukset ja poikkeustilanteiden käsittelyt ja vasta sen jälkeen aletaan toteuttaa järjestelmää, voi johtaa siihen, että kauan sitten speksatut vaatimukset eivät enää vastaakaan tämän päivän tarvetta”, Roslakka pohtii. 

Ketterän hankinnan soveltuvuutta julkisiin hankintoihin on tutkittu esimerkiksi Arttu Pekkarisen pro gradu –tutkielmassa. Tutkimuksessa todetaan, että julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa voidaan hyvin soveltaa ketteriä sopimustyyppejä ja hinnoittelumalleja. 

Sopivan kilpailutusmallin valinta edellyttää kuitenkin sopimustuntemusta. Kaikki ketterät sopimusmallit eivät välttämättä sovellu kaikkiin hankintatapauksiin ja siksi myös ketterät hankinnat täytyy suunnitella hyvin. Julkisissa hankinnoissa täytyy myös huomioida hankintalain vaatimukset. 

Tarjoajien osallistamisella ja tasapuolisella kohtelulla hyviin lopputuloksiin 

Rubic auttaa vuosittain kymmeniä asiakkaita julkisissa ja suljetuissa kilpailutuksissa, minkä lisäksi Rubic tarjoaa sopimustukea erilaisten IT- ja palvelusopimusten neuvotteluun ja hallintaan.  

Rubicissa pyrimme osallistamaan tarjoajia mahdollisimman paljon hankintaprosessiin ja sitä kautta hyödynnetään asiantuntemus mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Olemme lisäksi huomanneet, että on tärkeää jättää projektin budjettiin ja aikatauluun riittävästi joustonvaraa ja soveltaa tilanteen mukaan parhaiten soveltuvia riskinjakomalleja sopimuksissa”, Roslakka tiivistää.  

“Loppujen lopuksi hankinnoissa on keskeistä olla realistinen odotusten kanssa ja määritellä sellainen lopputuloksen laatu, johon tilaaja voi olla tyytyväinen”, Mikko Roslakka päättää. 

Rubic HR Finland on riippumaton järjestelmähankintojen konsultointitoimisto, joka kuuluu Iodata Oy -konserniin yhdessä Lanka Creative Oy:n ja Fabula Productions Oy:n kanssa. #järjestelmäarki