Neljä tapaa säästää organisaation IT-kuluissa

Neljä tapaa säästää IT-kuluissa

Moni organisaatio on ulkoistanut IT-toimintansa ja usein se onkin järkevää, sillä ulkoistamisen myötä työ siirtyy ammattilaisten hoidettavaksi ja ulkoistaminen tuo usein myös suoria säästöjä. Kokemuksemme mukaan usein kuitenkin käy niin, että vuosien varrella palveluita ja työkaluja kerääntyy paljon, eivätkä ne välttämättä ole enää tarkoituksenmukaisia.

Keräsimme alle neljä vinkkiä, joilla voit säästää organisaation IT-kuluissa:

1. Sopimukset ajan tasalle – Hyödynnä palvelut, joista maksat

Milloin viimeksi organisaatiosi IT-sopimukset on päivitetty ajan tasalle? Usein kun asiat toimivat omalla painollaan, niihin ei tule kiinnitettyä huomiota. Monessa organisaatiossa tilanne on edennyt siihen, että erilaisia sopimuksia on tehty vuosien varrella, mutta niitä ei ole päivitetty tarvetta vastaaviksi. Usein sopimuksia on monien toimittajien kanssa ja hyvät myyjät ovat kaupanneet tuotepakettinsa ilman vastuuta siitä, että palveluille löytyy tarkoituksenmukaista käyttöä.

Ostaminen on taitolaji, ja varsinkin sellaisen asian ostaminen, jota ei itse täysin ymmärrä. Lisäksi kannattaa varmistaa, että sopimuksesi liitteenä on EU-tietoturva-asetuksen GDPR liite sekä uusimmat versiot IT2018 sopimusliitteistä. Päivittämällä sopimukset ajan tasalle saat palkinnoksi palvelut joka tukevat aidosti liiketoimintaasi.

Tarkasta, että kaikki ostamasi palvelut ovat organisaatiolle tarkoituksenmukaisia. Miksi maksaisit sellaisesta, jota et tarvitse?

2. Hintojen kilpailuttaminen – Maksa hinta, joka vastaa tämän päivän tasoa

Kun sopimukset ovat ajantasaisia ja toimittajien palvelut valittu vastaamaan organisaation tarvetta hyvin, palvelujen hinnat kannattaa kilpailuttaa. Samat palvelut ovat saattaneet pyöriä vuosikausia samoilla hinnoilla, jolloin todennäköisesti maksat liikaa palvelustasi, sillä IT-hinnat ovat laskeneet viime vuosien aikana.

Kilpailuta palvelut ja maksa vain sellaisesta, joita organisaatiosi tarvitsee. Erotus saattaa olla jopa kymmeniä tuhansia euroja vuodessa, organisaation koosta riippuen.

3. Vaadi palvelua

IT:n ulkoistamiseen yksi painava syy on se, että omassa organisaatiossa ei ole osaamista sen hoitamiseen. Siksi IT-toimittajalta kannattaa vaatia asiantuntevaa palvelua ja kumppanuutta asioiden hoitamiseksi.

Saatko toimittajaltasi apua ja kehitysehdotuksia toimintanne parantamiseksi? Auttoiko toimittaja teitä ottamaan myymiensä lisenssien palvelut käyttöön? Päivittikö toimittajanne IT2018 -ehdot proaktiivisesti? Onko EU:n tietosuoja-asetus, GDPR, huomioitu organisaatiossanne IT:n osalta?

Älä maksa tyhjäkäynnistä, vaan vaadi palvelua.

4. Valvo toimittajien yhteistyötä

Usein kolme ensimmäistä kohtaa voi onnistua hyvin, vaikka osaamista IT:stä ei omassa organisaatiossa juuri olisikaan. Aikaa kolme ensimmäisen kohdan suorittaminen toki vie, mutta voi tuoda huomattavia säästöjä vuositasolla.

Toimittajien yhteistyön valvominen on asia, jota ei voi ulkoistaa ainakaan toimittajille. Aina sopimuksen yksityiskohdat eivät ole toimittajan suorittavan henkilökunnan tiedossa, joten palvelu ei välttämättä vastaa sovittua tai voi syntyä turhaa laskutusta.

Yleisin ongelma on, että päivittäiset asiat toimivat, mutta luvatut kehitystoimet viivästyvät tai eivät toteudu ollenkaan. Siksi aktiiviseen muutoshallintaan toimittajan kanssa kannattaa panostaa. Tämä korostuu erityisesti tilanteessa, jossa on useita toimittajia.

Mikäli organisaatiosi omat paukut kokonaisuuden hallitsemiseen eivät riitä, kannattaa toimittajahallinnan pyörittämiseen hyödyntää osaavaa kumppania!