Jäsenrekisterin vaihdolla apua jäsenien palvelemiseen

Järjestöjen tai ammattiliittojen jäsenyydelle on monia syitä. Ideologian ja kannattamisen lisäksi syy jäsenyyteen löytyy usein hyödyistä ja palveluista jotka jäsen saa. Jäsenyydestä ollaan valmiita maksamaan, kun palvelut ovat kohdillaan. Ammattiliittojen ja järjestöjen tulisikin kiinnittää entistä tarkemmin huomiota jäseniensä palvelemiseen ja ehkä jopa uudistaa ajatusta jäsenyydestä kokonaan: jäsenistä tulikin asiakkaita.

Kun puhutaan asiakkaista, niin asiakkaat haluavat tietenkin vastinetta rahoilleen ja kun on vuosittaisen jäsenmaksun aika, jäsen peilaa kulunutta vuotta tulevan vuoden jäsenmaksuun: Miten häntä palveltiin aiempana vuonna ja mitä hän arvelee saavansa jäsenmaksun maksettuaan tulevana vuonna? Jos jäsenyyden hinta-laatusuhde on kohdallaan, asiakkuus jatkuu.

Toimivan ja ajantasaisen jäsenrekisterin avulla on helppo havaita jäsenen käyttäytymisen perusteella, onko jäsen tyytyväinen jäsenyyteensä ja saako hän sieltä tarvitsemiaan palveluja. Käyttäytymisdatan perusteella voidaan myös arvioida, ketkä jäsenistä ovat eroalttiita. Viimeistään tällöin on tärkeä reagoida jäsenen tarpeisiin ja tarjota hänelle tilanteeseensa sopivia, relevantteja tietoja ja palveluita. Toimivan jäsenrekisterijärjestelmän avulla voidaan olla selvillä siitä, millaiset palvelut jäsenelle olisi kaikista osuvampia elämänvaiheeseen tai muuttuneisiin tietoihin perustuen. Toimivan jäsenrekisterijärjestelmän avulla jäsenelle on mahdollista tarjota tarpeellista tietoa ja palveluita koko jäsenpolun ajan, ja jopa pidentää jäsenyyden kestoa. Jäsenrekisteri ei itsessään anna tätä tietoa, mutta saumattomasti yhdistetty jäsenten segmentointi, asian- ja palvelupyyntöjenhallinta, nettisivujen jäsenosio, markkinoinnin automaatio sekä erilaiset business intelligence-ratkaisut ovat hyviä välineitä tähän.

Vanhan jäsenrekisterin vaihtaminen uuteen voi tuntua pitkältä ja raskaalta prosessilta, mutta sen ei tarvitse olla sitä. Jaana Halonen Lakimiesliitosta kertoi kokemuksiaan jäsenrekisterin kilpailutuksesta Rubicin järjestämässä webinaarissa viime keväänä. Lakimiesliitto aloitti kilpailutuksen itse, mutta pyysivät Rubicin apuun, sillä järjestelmien ja järjestelmätoimittajien viidakossa parhaiten liitolle sopivan ratkaisun löytäminen oli hankalaa. Koska hankintaprosessin lisäksi tunnemme toimialakentän sekä eri toimijoiden vahvuudet, kilpailutusprosessi ei ole niin raskas kuin itse tehtäessä. Myös sudenkuopilta ja suurimmilta kompastumisilta voidaan välttyä, kun esimerkiksi sopimusta tehtäessä tiedetään, millaisiin asioihin tulee kiinnittää huomiota.

Kun järjestelmäuudistuksia tehdään, kokonaiskuva pidemmän aikavälin kehitystavoitteista tulee ottaa huomioon. On tärkeää määritellä ja priorisoida, mitä toiminnallisuuksia halutaan ja tullaan tarvitsemaan nyt, mitä voidaan toteuttaa myöhemmin. Palvelumuotoilun avulla voimme selvittää millaisia asioita jäsenistö arvostaa ja haluaa – Usein ne ovat täysin eri asioita kuin sisäisissä pohdinnoissa esiin nousseet. Jotta ammattiliitot ja järjestöt pystyvät pitämään jäsenistään kiinni, tulisi jäsenien tarpeeseen kiinnittää entistä enemmän huomiota.

Tutustu jäsenrekisterikilpailutuksen webinaari-trilogiaan täältä!

Tämä artikkeli on kirjoitettu osioon Blogi.