Näin onnistut vaatimusmäärittelyn tekemisessä

Vaatimusmäärittely on projektia edeltävä ikävä ja hyödytön välivaihe. Se on tietysti pakko tehdä ja sen lisäksi tehdä vieläpä hyvin. Vaatimusmäärittelyn välttämättömyys ja hyödyt ovat kuitenkin vähemmän ilmeisiä kuin mitä usein ajatellaan.

Perinteinen ajatus vaatimusmäärittelystä kulkee siten, että vaatimusmäärittelyn aikana selvitetään kaikki tarpeet ja vaatimukset ja kirjoitetaan niistä vaatimusmäärittelydokumentti. Tämän dokumentin pohjalta tuotteen valinta on helppoa tai toimittajan on mahdollista antaa tarkka arvio siitä, mitä tuotteen räätälöinti tai ratkaisun rakentaminen vaatii.

Vaatimusmäärittelydokumentin ongelma on se, että se on joko niin tarkka, että siitä ei ole mitään hyötyä kenellekään tai sitten se on niin epätarkka, että siitä ei ole mitään hyötyä kenellekään.

Liian tarkan vaatimusmäärittelyn tekemiseen kuluu keskimäärin noin kaksi miljoonaa henkilötyövuotta. Tuotoksena on luultavasti yhtä monta sivua seikkaperäistä materiaalia, jonka sisäistäminen on kenellekään toimittajalle mahdotonta. Liian epätarkan vaatimusmäärittelyn tekemiseen taas kuluu yleensä aivan yhtä paljon aikaa ja se on luultavasti ihan yhtä pitkä. Siitä kuitenkin puuttuu jotain niin kriittisiä osioita, että se enemmänkin johtaa harhaan ja umpikujiin, joihin yllättäen päädytään projektin myöhemmissä vaiheissa.

Vaatimusmäärittelyn tekeminen on silti erinomaisen hyödyllistä! Prosessin aikana selviää valtavan paljon tärkeää tietoa ja se on jo itsessään mahdollisuus kehittää omaa toimintaa eteenpäin ja asettaa kehitystavoitteita omalle toiminnalleen.

Väitän, että vaatimusmäärittelyn ehdottomasti suurin hyöty on vaatimusmäärittelyn tekijän ymmärryksen lisääntyminen.

Uimaratapiirrokset, powerpoint-kalvot ja muut vaatimusmäärittelymateriaalit ovat vain tämän ymmärryksen lisääntymisen sivutuotteita. Yritys selvitä projektista pelkästään vaatimusmäärittelyn aikana luoduilla ”kattavilla materiaaleilla”, on kuin yrittäisi rakentaa kymmenien tai satojen tuhansien eurojen arvoisen Ikea-huonekalun, jonka ohjeesta luultavasti puuttuu sivuja tai ainakin ne ovat keskenään väärässä järjestyksessä.

Vaatimusmäärittelyssä huomio tulisi kohdistaa siihen, että lopputuloksena syntyvät dokumentit viestivät. On jokseenkin turha kuvitella, että sata sivua materiaalia tuottaisi paremman lopputuloksen kuin kymmenen sivua materiaalia. Tarkkuus saattaa kasvaa, mutta todennäköisyys sille, että joku lukee ja ymmärtää koko materiaalin romahtaa radikaalisti.

Kiteyttäen, vaatimusmäärittelyä voi sanoa onnistuneeksi, jos kolme ehtoa täyttyy:
– Vaatimusmäärittelyn tekijä ymmärtää vaatimusmäärittelyn jälkeen, mitä ollaan tekemässä
– Vaatimusmäärittelyn tekijä on käytettävissä projektiin myös vaatimusmäärittelyn tekemisen jälkeen
– Syntyneet materiaalit ovat niin kompaktit, että vaatimusmäärittelyn tekijä ja toimittaja joutuvat keskustelemaan asioista ja tarkentamaan vaatimusmäärittelyä projektin aikana.

Tämän vuoksi myös toimittaja olisi tärkeää saada mukaan prosessiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. He ovat keskimäärin fiksuja ja mitä aiemmassa vaiheessa keskustelut saadaan käyntiin, sitä enemmän myös toimittajan ymmärrys alkaa lisääntyä.

Kuten niin monessa muussakin asiassa, vaatimusmäärittelyssä tärkeää ei ole määränpää vaan matka, jota on lisäksi jatkettava myös vaatimusmäärittelyn päättymisen jälkeen ja toimitusprojektin varsinaisesti alkaessa.

Jaakko Koivula, asiantuntija

Tämä artikkeli on kirjoitettu osioon Blogi.